業務効率化アンケートの作り方｜目的設定から質問例、活用法まで解説

日々の業務に追われ、「もっと効率的に仕事を進められないか」と感じていませんか。

現場のボトルネックを解消したくても、具体的な課題が見えず、改善の一歩を踏み出せずにいる企業は少なくありません。

この記事では、現場のリアルな声を集め、データに基づいた的確な業務改善を実現するための「業務効率化アンケート」の作り方から活用法までを、具体的な質問例を交えて解説します。

最後まで読めば、自社の生産性を飛躍させるための、効果的なアンケートを設計・実施するノウハウが身につくはずです。AIを活用したさらなる業務効率化のヒントが詰まった資料もご用意しておりますので、ぜひご活用ください。

業務効率化にアンケートが有効な理由

業務効率化の推進においてアンケートが極めて有効なのは、現場担当者しか知り得ない潜在的な課題を網羅的に可視化できるためです。経営層や管理職からは見えにくい、日々の業務に潜む非効率なプロセスや形骸化したルール、コミュニケーションのボトルネックなどを直接吸い上げられます。

これにより、勘や経験だけに頼らない、客観的なデータに基づいた意思決定ができます。さらに、従業員はアンケートを通じて経営課題に参画している意識を持つため、改善活動への協力も得やすくなるというメリットも生まれるのです。

現場の潜在的な課題を可視化できる

アンケートは、日常業務の観察だけでは表面化しにくい「隠れた非効率」を発見するための強力なツールです。例えば、「特定の承認プロセスに想定以上の時間がかかっている」「部署間で同じような資料を別々に作成している」といった問題は、当事者からの声がなければなかなか気づけません。

個別のヒアリングでは時間もかかり、意見も偏りがちですが、アンケートであれば短時間で多くの従業員から体系的に情報を収集できます。これが、組織全体の課題を公平かつ正確に把握する第一歩になります。

データに基づく意思決定と従業員の参画意識向上

アンケートによって集められた回答は、業務改善の優先順位を決めるための客観的なデータとなります。「〇〇の業務に課題を感じている」という回答が多数を占める場合、それは個人的な不満ではなく、組織として取り組むべき重要な課題であると判断できるでしょう。（出典：【2024年】アンケートツールおすすめ21選！目的別の選び方や料金を徹底比較）

また、従業員は自らの意見が改善プロセスに反映されると感じることで、当事者意識が芽生えます。この意識は、新しいツールやフローを導入する際の抵抗感を和らげる効果も期待できるでしょう。このプロセス自体が、組織の風通しを良くするきっかけにもなるのです。

効果的な業務効率化アンケートの作り方【3ステップ】

効果的な業務効率化アンケートは、「全体設計」「実施計画」「事後計画」という3つのステップで進めることで、精度の高い結果を得られます。いきなり質問項目を考えるのではなく、事前の計画に時間をかけることが成功の鍵を握ります。

このステップを踏むことで、目的がぶれることなく、回答者の負担を最小限に抑えながら、本当に必要な情報を引き出すことが可能になるのです。

ステップ1：全体設計（目的・対象者・質問項目）

最初のステップは、アンケートの骨格を作る全体設計です。まず「何のためにアンケートを実施するのか」という目的を明確に定義します。例えば、「営業部門の報告業務の時間を20%削減する」といった具体的な目標を設定することが重要です。

次に、その目的を達成するために誰に聞くべきか、対象者を定めます。全社的なのか、特定の部署や職種なのかを明確にしましょう。目的と対象者が決まったら、それに基づいて仮説を立て、検証するための質問項目を洗い出していきます。

ステップ2：実施計画（回答形式・実施方法・期間）

次に、アンケートをどのように実施するかの詳細を計画します。回答形式は、集計しやすい「選択式」と、具体的な意見を拾える「自由記述式」をバランス良く組み合わせることが理想的です。

実施方法としては、Webアンケートツールを使えば集計の手間を大幅に削減できます。回答期間は、短すぎると回答が集まらず、長すぎると後回しにされがちなので、1〜2週間程度が一般的です。（出典：【2024年版】従業員満足度調査（ES調査）ツールおすすめ10選を徹底比較！）事前に告知し、期間中にリマインダーを送るなどの工夫も回答率向上に繋がります。

ステップ3：事後計画（分析・フィードバック）

アンケートを実施する前に、集まったデータを「どのように分析し、どう活用するか」まで計画しておくことが不可欠です。単純集計だけでなく、部署別や勤続年数別などのクロス集計を行うことで、課題の傾向をより深く理解できます。

分析後は、結果の概要と、それに基づいてどのような改善策を検討するのかを必ず回答者にフィードバックしましょう。この透明性が、次回のアンケートへの協力意欲や、会社への信頼感を高めることに繋がるのです。

https://media.a-x.inc/business-efficiency-steps

【目的別】業務効率化アンケートの質問例

アンケートの質問は、回答者が具体的な場面をイメージできるような、行動に焦点を当てた聞き方をすることが効果的です。抽象的な問いは避け、目的別に最適化された質問を用意することで、より示唆に富んだ回答を引き出せます。

ここでは、「業務プロセス・コミュニケーション」と「職場環境・ナレッジマネジメント」という2つの目的に分けた質問例を紹介します。これらをベースに、自社の状況に合わせてカスタマイズしてください。

業務プロセスとコミュニケーションの課題発見に関する質問例

日々の業務の流れや、部署間の連携に潜む非効率を発見するための質問です。回答を通じて、時間のかかる作業や情報伝達のボトルネックを特定することを目的とします。

• 最も時間がかかる定型業務
• 重複していると感じる作業
• 承認・決裁プロセスの課題
• 部署間連携のスムーズさ
• 情報共有の過不足
• 会議の頻度や時間の適切さ
• 利用ツールの使いやすさ

例えば、「現在の業務で、最も時間がかかっていると感じる作業は何ですか？（自由記述）」や、「他部署との連携において、不便を感じることはありますか？（複数選択可）」といった質問が考えられます。これらの質問を通じて、具体的な改善の糸口を見つけ出しましょう。

職場環境とナレッジマネジメントに関する質問例

従業員が働きやすい環境や、知識・ノウハウが組織全体で共有・活用される仕組みに関する課題を発見するための質問です。個人のパフォーマンスを最大化するためのヒントを探ります。

• 必要な情報へのアクセス性
• 社内ノウハウの共有状況
• 業務マニュアルの整備度
• スキルアップ機会の有無
• IT環境やツールの満足度
• 業務が属人化しているか
• リモートワーク環境の課題

具体的には、「業務に必要な情報や過去の資料を、5分以内に見つけることができますか？（はい／いいえ）」や、「業務で困った際に、気軽に相談できる同僚や上司はいますか？」といった質問が有効です。従業員一人ひとりが能力を発揮できる環境づくりのために、現場の声を丁寧に拾い上げることが大切です。

アンケート実施で注意すべき3つのポイント

アンケートの回答率と質を最大限に高めるためには、回答者である従業員の心理的な安全性を確保することが何よりも重要です。回答者の視点に立った丁寧な設計と運用が、本音を引き出し、建設的な改善に繋がる結果をもたらします。

特に「プライバシー保護」「質問の明確さ」「回答負担の軽減」の3点は、アンケートの成否を分ける重要なポイントです。

回答者のプライバシーと匿名性を確保する

従業員が安心して本音を回答できるよう、アンケートの匿名性を保証することは必須条件です。誰が回答したか特定できない仕組みにし、その旨をアンケートの冒頭で明確に伝えましょう。

特に、人間関係や評価に関するデリケートな質問を含む場合は、設問を原則避けるか、完全匿名化・集計閾値（少数回答は公表しない）を設けることが求められます。労務部門や労働組合と連携した設計、苦情対応フローの用意、回答が任意であることの明示も不可欠です。必要であれば外部の第三者機関に委託し、監査可能な匿名化手順を採用することも検討してください。

質問の意図が伝わる中立的で明確な言葉を選ぶ

質問文は、誰が読んでも同じ意味に解釈できる、シンプルで分かりやすい言葉で作成する必要があります。専門用語や社内用語は避け、回答を特定の方向に誘導するような表現も使ってはいけません。

例えば、「〇〇という新システムは非常に使いやすいと思いませんか？」という聞き方ではなく、「〇〇という新システムの使いやすさについて、5段階で評価してください」といった中立的な聞き方を心がけましょう。意図が明確で、かつ客観的な質問が、データの信頼性を高めます。

回答者の負担を考慮し質問数を最適化する

回答者の集中力を維持し、質の高い回答を得るためには、アンケート全体のボリュームを適切にコントロールすることが重要です。質問数が多すぎると、回答者は途中で疲れてしまい、後半の質問がいい加減になったり、回答自体を断念したりするおそれがあります。

あれもこれもと欲張らず、アンケートの目的に照らして「本当に必要な質問」だけに絞り込みましょう。一般的に、回答時間の目安は10分〜15分以内に収めるのが理想的とされています。（出典：定量調査とは？目的や手法、メリット・デメリットを解説【具体例付き】）

アンケート結果を業務改善に活かす分析・活用術

アンケートは、集計結果を具体的なアクションプランに繋げて初めて意味を持ちます。分析なきデータは宝の持ち腐れであり、改善に繋がらないアンケートは従業員の信頼を損なうだけです。結果を多角的に分析し、次の行動計画を立て、全社で共有するサイクルを確立しましょう。

このプロセスを通じて、組織は継続的に課題を発見し、改善していく文化を醸成できます。

定量データと定性データを組み合わせて多角的に分析する

効果的な分析のためには、選択式回答から得られる「定量データ」と、自由記述から得られる「定性データ」の両方を活用することが不可欠です。定量データで「どの部署で」「どのような課題が」「どれくらいの割合で」発生しているかという全体像を把握します。（出典：定量データと定性データの違いとは？具体例やそれぞれのメリット・デメリットを解説！）

その上で、定性データ（具体的なコメント）を読むことで、「なぜその課題が発生しているのか」という背景や根本原因を探ります。例えば、「報告書作成に時間がかかる」という定量結果に対し、「フォーマットが頻繁に変わるため」という定性意見が、具体的な改善のヒントを与えてくれるのです。

課題の優先順位付けと具体的なアクションプランの策定

分析によって洗い出された課題は、すべてに同時に取り組むことはできません。そこで、「重要度（インパクトの大きさ）」と「緊急度（対応のしやすさ）」の2軸で評価し、優先順位を決定します。

優先度の高い課題については、「いつまでに」「誰が」「何を」「どのように」実施するのかを明確にした具体的なアクションプランを策定します。担当部署や責任者を決め、期限を設定することで、改善活動が着実に実行されるようになります。

改善策の実施状況と結果を全社にフィードバックする

アンケートに協力してくれた従業員への最も重要なフィードバックは、改善の実行とその結果を報告することです。「皆様の声をもとに、〇〇という課題に対して△△という改善策を実施しました」と具体的に共有することで、従業員は「自分たちの声が会社を動かした」と実感できます。

この成功体験は、従業員のエンゲージメントを高め、組織全体で改善に取り組むポジティブな文化を育みます。定期的な進捗報告が、改革への信頼と協力を維持する鍵となるでしょう。

https://media.a-x.inc/business-efficiency-analysis

2026年最新版｜業務効率化アンケートで活用できるツールの種類

アンケートの作成から配布、集計、分析までを効率的に行うためには、目的に合ったツールの活用が不可欠です。ここでは代表的なツールを目的や用途に応じた4つのカテゴリに分けて紹介します。自社の規模や求める機能、セキュリティ要件を基準に選定しましょう。

無料で使える多目的アンケートツール

手軽にアンケートを始めたい場合に最適なのが、無料で利用できるツールです。基本的な機能は十分に備わっており、小規模な調査や部門内のアンケートであればこれらで十分対応できます。

• Google フォーム
• Microsoft Forms

これらのツールは、直感的な操作で質問を作成でき、回答は自動的にスプレッドシートに集計されるため、手間がかかりません。多くのビジネスパーソンが使い慣れている点も大きな利点です。

高機能なアンケート専門ツール

より高度なロジック設定（回答によって次の質問を変えるなど）や、詳細な分析、デザインのカスタマイズを求める場合は、専門ツールが適しています。外部向けの顧客満足度調査などにも活用できます。

• SurveyMonkey
• Qualtrics
• CREATIVE SURVEY

豊富なテンプレートや分析機能が用意されており、プロフェッショナルな調査を効率的に実施できるのが特長です。（出典：【2024年】アンケートツールおすすめ21選！目的別の選び方や料金を徹底比較）

従業員エンゲージメント・組織改善ツール

業務効率化だけでなく、従業員の満足度や働きがい（エンゲージメント）といった、より広い観点から組織課題を可視化することに特化したツールです。定点観測に適しています。

• Wevox
• Motify（MotifyHR）
• Geppo

これらのツールは、学術的な知見に基づいた設問がプリセットされており、他社比較のベンチマーク機能を持つものもあります。組織開発の専門的なアプローチを取り入れたい企業におすすめです。（出典：【2024年版】従業員満足度調査（ES調査）ツールおすすめ10選を徹底比較！）

業務ツール連携で手軽に実施できるツール

普段使っているビジネスチャットツールなどと連携し、手軽に意見収集ができるツールもあります。大掛かりなアンケートではなく、日々のちょっとした意思決定や意見聴取に便利です。

• Slack (Polly連携など)
• Microsoft Teams (Forms連携)

これらのツールを使えば、わずか数分で簡単な投票やアンケートを作成し、チームの意見を素早く集約できます。

業務効率化アンケートに関するよくある質問

ここでは、業務効率化アンケートを企画・実施する担当者から寄せられることの多い質問とその回答をまとめました。スムーズな運用と効果の最大化に向けた参考にしてください。

Q1. アンケートの理想的な頻度はどれくらいですか？

アンケートの最適な頻度は、その目的によって異なります。組織全体の健康診断のような目的で実施する「定点観測型」のアンケートであれば、半年に1回から年に1回が一般的です。

一方で、特定のプロジェクトや施策の効果測定を目的とする場合は、施策の実施前と実施後にそれぞれ行うのが効果的です。頻繁すぎるアンケートは従業員の負担になるため、目的を明確にした上で計画することが重要です。

Q2. 回答率が低い場合、どうすれば改善できますか？

回答率の向上には、いくつかの対策が考えられます。まず、アンケートの目的と結果の活用方法を事前に丁寧に説明し、従業員の協力を得ることが基本です。経営層や部門長から協力を呼びかけるメッセージを発信することも有効でしょう。

その上で、以下の施策を検討します。

• 回答期間の事前告知とリマインド
• 回答時間の目安を明記
• 質問数を絞り負担を軽減
• 回答者へのインセンティブ提供（任意）

特に、「回答することが自分たちの働きやすさに繋がる」というメリットを伝えることが、回答への動機付けになります。

Q3. アンケート結果をどのように経営層に報告すれば効果的ですか？

経営層への報告では、詳細なデータよりも、結論と具体的な改善提案をセットで示すことが重要です。まず、アンケート結果から明らかになった主要な課題を3つ程度に要約して提示します。

次に、それぞれの課題の背景をデータ（グラフなど）で補足し、具体的な解決策（アクションプラン）と、それによって期待される効果（コスト削減額や時間短縮など）を明確に述べます。意思決定に必要な情報をコンパクトにまとめ、次のステップへの承認を得やすくする構成を心がけましょう。

AIを活用した抜本的な業務効率化ならAX CAMP

アンケートによって業務課題が明確になったものの、「具体的な解決策がわからない」「改善を実行するリソースが足りない」といった新たな壁に直面していませんか。特に、人手不足が深刻な中小企業にとって、特定された課題を一つひとつ解決していくのは大きな負担です。

そこで有効なのが、AIを活用した抜本的な業務効率化です。これまで人手に頼らざるを得なかった定型業務や情報収集、資料作成などをAIに任せることで、従業員はより付加価値の高い創造的な業務に集中できます。アンケートで見つかった課題の多くは、AI技術を導入することで根本からの解決に繋がる可能性があります。

しかし、自社だけでAI導入を進めるのは専門知識やスキルが必要で、ハードルが高いのが実情です。私たちAX CAMPは、そのような企業様に向けて、実践的なAI活用研修と伴走支援サービスを提供しています。例えば、当社の研修を導入された株式会社グラシズ様は、AI活用によってLP制作を内製化。これまで月10万円かかっていた外注費を0円に削減し、制作時間も3営業日から2時間へと大幅に短縮することに成功しました。（出典：【AX CAMP導入事例】LP制作の外注費10万円が0に。営業がAI活用でマーケティングも担える組織へ。）

単なるツールの使い方を学ぶだけでなく、現場の業務にAIを組み込み、自動化の仕組みを構築するまでを徹底的にサポートします。アンケートで見えた課題を、一過性の改善で終わらせず、持続的な生産性向上に繋げたいとお考えなら、ぜひ一度ご相談ください。

まとめ：効果的な業務効率化アンケートで生産性を向上させよう

本記事では、業務効率化アンケートの作り方から活用法までを、具体的なステップと質問例を交えて解説しました。効果的なアンケートは、組織の生産性を向上させるための羅針盤となり得ます。

重要なポイントを以下にまとめます。

• アンケートは現場の潜在課題を可視化する
• 成功の鍵は「設計・実施・事後」の3ステップ
• 質問は具体的で中立的な言葉を選ぶ
• 回答者のプライバシーと負担に配慮する
• 分析結果を具体的な行動計画に繋げる

アンケートで明らかになった課題を解決し、組織全体の生産性を飛躍的に向上させたいとお考えの担当者様も多いでしょう。しかし、具体的な解決策の立案や実行には専門的な知見が求められます。

AX CAMPでは、AIを活用して貴社の業務課題を根本から解決するための支援を行っています。無料相談では、貴社の状況に合わせたAI導入の進め方や、具体的な業務効率化の事例をご紹介していますので、お気軽にお問い合わせください。