総務部門の業務が多岐にわたり、日々のタスクに追われていませんか。
人手不足やアナログな業務フローに課題を感じつつも、何から手をつければ良いか分からず、DX化の第一歩を踏み出せないでいるかもしれません。
本記事では、2026年最新の総務における業務効率化アイデア15選を、具体的な課題解決策やITツールの活用法とあわせて網羅的に解説します。
最後まで読めば、自社の課題に合った最適な効率化の手法が見つかり、コスト削減や生産性向上、さらには「戦略総務」への変革に向けた具体的なアクションプランを描けるようになります。
また、AIを活用した根本的な業務変革に関心のある方は、弊社AX CAMPの資料もぜひ参考にしてください。
記事：【AI導入しないことが経営リスクになる時代】先行企業が手にした圧倒的な競争優位とは？
なぜ今、総務の業務効率化が求められるのか？
結論として、働き方改革への対応と深刻な人手不足という2つの大きな社会的変化が、総務の業務効率化を待ったなしの経営課題に押し上げています。これは単なるコスト削減策ではなく、企業の持続的な成長に不可欠な経営課題です。
働き方改革と生産性向上への社会的要請
政府が推進する働き方改革により、長時間労働の是正や多様な働き方の実現が企業に求められています。限られた時間の中でこれまで以上の成果を出すためには、全社的な生産性の向上が必須と言えます。
総務部門は、社内規定の整備や勤怠管理、福利厚生の充実といった役割を担っており、働き方改革を推進する上で中心的な存在です。総務自身の業務が非効率なままでは、全社的な改革を牽引することはできません。まず総務が率先して業務を見直し、効率化を図ることが、企業全体の生産性向上に向けた重要な一歩となるのです。
深刻化する人手不足と業務の属人化リスク
少子高齢化に伴う労働人口の減少は、多くの企業にとって深刻な課題です。特に、幅広い業務を少人数で担うことの多い総務部門では、人手不足の影響が顕著に現れます。
担当者の退職や異動によって業務が滞る「属人化」のリスクも無視できません。特定の⼈しか知らない業務フローや、紙ベースでの情報管理は、業務の引き継ぎを困難にし、組織全体のパフォーマンスを低下させる原因となります。誰が担当しても業務が円滑に進む仕組みを構築するため、業務プロセスの標準化とデジタル化による効率化が急務と言えるでしょう。
https://media.a-x.inc/work-efficiency-reform
総務部門が抱える共通の課題
総務部門の業務効率化が進まない背景には、多くの企業に共通する根深い課題が存在します。その代表的なものが、「広すぎる業務範囲」「根強いアナログ文化」「コストセンターという評価」の3つです。
多岐にわたる業務範囲とノンコア業務の多さ
総務の業務は、オフィスの備品管理や文書管理、電話・来客対応といった日常的な庶務から、株主総会の運営、ファシリティマネジメント、社内規程の整備といった専門的な業務まで、非常に多岐にわたります。
「他部署が担当しない業務はすべて総務へ」という状況に陥りやすく、本来注力すべきコア業務ではない、ノンコア業務に多くの時間を費やしているケースが少なくありません。この広範かつ雑多な業務内容が、効率化を妨げる大きな要因となっています。
紙文化やアナログな業務フローの根強さ
多くの企業では、稟議書や契約書、請求書といった書類がいまだに紙でやり取りされています。これらの書類は、印刷、押印、ファイリング、保管といった一連の作業を必要とし、多くの手間と時間を奪います。
また、申請・承認プロセスが複雑化していたり、電話や対面での問い合わせ対応に追われたりと、アナログな業務フローが定着していることも課題です。これらの旧来のやり方は、リモートワークのような新しい働き方の障壁にもなり、業務のボトルネックを生み出す温床となっています。
コストセンターと見なされやすい評価体制
総務部門は、営業部門のように直接的な利益を生み出すプロフィットセンターとは異なり、間接部門であるコストセンターと見なされがちです。そのため、業務効率化のためのITツール導入やシステム投資が後回しにされやすい傾向にあります。
経営層から「コストを削減する部署」という認識を持たれていると、効率化に必要な予算を獲得することが難しくなります。この評価体制が、総務部門のDX化を遅らせ、結果的に企業全体の生産性を停滞させるという悪循環につながっているのです。
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業務効率化が総務と企業にもたらすメリット
総務の業務効率化は、単に担当者の負担を軽減するだけでなく、企業全体に大きなプラスの効果をもたらします。直接的なコスト削減はもちろんのこと、従業員満足度の向上や、企業の競争力強化にも直結する重要な取り組みです。
コスト削減と生産性の向上
業務効率化による最も分かりやすいメリットは、コスト削減です。例えば、ペーパーレス化を進めることで、紙代や印刷代、書類の保管スペースにかかる費用を削減できます。 また、RPA（Robotic Process Automation）などのツールで定型業務を自動化すれば、残業時間を大幅に削減し、人件費を抑制できます。
時間がかかっていた作業が短時間で完了するようになれば、部門全体の生産性は飛躍的に向上します。これにより、より少ないリソースで多くの業務を処理できるようになり、企業全体の収益性改善に貢献します。
従業員満足度（ES）の向上
煩雑な申請手続きや、問い合わせへの対応待ちといった時間は、従業員にとって大きなストレスです。ワークフローシステムの導入によって申請・承認プロセスがスムーズになったり、チャットボットによって疑問が即座に解決されたりすれば、従業員は本来の業務に集中できます。
ただし、チャットボットは誤った情報を提供するリスクや機密情報の漏洩を防ぐため、回答ソースを限定したり、人間による確認フローを設けたりする対策も重要です。（出典：AIが嘘をつく？そのリスクと対策） このような働きやすい環境の整備は、従業員の満足度（ES）を大きく向上させ、離職率の低下や優秀な人材の定着にもつながるでしょう。
コア業務へのリソース集中と「戦略総務」へのシフト
業務効率化によって創出された時間や人材といったリソースを、より付加価値の高いコア業務に再配分できる点は、最大のメリットと言えます。ノンコア業務から解放された総務担当者は、職場環境の改善、新しい社内制度の企画・立案、コンプライアンス強化といった、企業の成長に直接貢献する戦略的な業務に注力できます。
このように、守りの業務から攻めの業務へとシフトした総務は「戦略総務」と呼ばれ、経営層の重要なパートナーとして企業価値の向上を牽引する存在へと進化できるのです。
【業務別】総務の業務効率化アイデアと進め方
総務の業務効率化は、やみくもに進めるのではなく、効果の出やすい領域から着手することが成功の鍵です。特に、「ペーパーレス化」と「定型業務の自動化」は、多くの企業で即効性が高く、まず最初に取り組むべきテーマと言えます。
書類・契約・備品管理のペーパーレス化とシステム化
オフィスに溢れる紙の書類は、効率化を妨げる最大の要因の一つです。ペーパーレス化は、コスト削減と業務スピード向上に直結します。
具体的なアイデアは以下の通りです。
- クラウドストレージ導入
- 電子契約サービスの活用
- 備品管理システムの導入
- Web会議システムの活用
まずは、社内文書をクラウドストレージで共有することから始めましょう。次に、取引先との契約を電子契約サービスに切り替えれば、郵送費が不要になり、契約締結までの時間も大幅に短縮できます。印紙税法上、電子データによる契約は「課税文書」に該当しないため、原則として印紙税は不要です。 ただし、重要な契約書類については、事前に税務・法務の専門家へ確認することを推奨します。
受付・電話・問い合わせ対応の自動化と省人化
来客対応や代表電話への一次対応、社内からの頻繁な問い合わせなどは、総務の時間を奪う代表的な業務です。これらの業務は、ITツールを活用することで大幅に自動化・省人化できます。
具体的なアイデアは以下の通りです。
- 無人受付システムの導入
- 電話対応の自動化（IVR）
- 社内FAQチャットボット
- 問い合わせフォームの一元化
無人受付システムを導入すれば、来客対応のために担当者が常駐する必要がなくなります。また、電話の一次対応をIVR（自動音声応答システム）に任せたり、よくある質問はFAQチャットボットが自動で回答するようにしたりすることで、担当者はより重要な業務に集中できるようになります。
https://media.a-x.inc/paperless-efficiency
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総務の業務効率化に役立つITツール・システム
総務の業務効率化を実現するためには、ITツールの活用が不可欠です。ツールを選定する際は、「基幹業務を統合的に管理するもの」と「特定の定型作業を自動化するもの」という2つの視点から検討すると、自社の課題に合った最適な組み合わせが見つかります。
基幹業務を統合管理するツール（SaaS・ワークフロー）
複数の業務領域にまたがる情報を一元管理し、申請から承認までの流れを電子化するツールは、バックオフィス全体の効率化に貢献します。
代表的なツールは以下の通りです。
- バックオフィスSaaS
- ワークフローシステム
- グループウェア
- 経費精算システム
バックオフィスSaaSは、勤怠管理、給与計算、人事情報などを一つのプラットフォームで管理できるサービスです。ワークフローシステムを導入すれば、稟議書や各種申請書を電子化し、承認プロセスを可視化・迅速化できます。これらのツールは、情報の分断を防ぎ、意思決定のスピードを向上させる効果があります。
定型作業とコミュニケーションを自動化するツール（RPA・チャット）
毎日繰り返される単純作業や、社内外のコミュニケーションを効率化するツールも重要です。これらは比較的安価に導入でき、すぐに効果を実感しやすいのが特長です。
代表的なツールは以下の通りです。
- RPAツール
- ビジネスチャット
- Web会議システム
- タスク管理ツール
RPA（Robotic Process Automation）は、データの入力や転記といったPC上の定型作業を自動化するツールです。 ただし、安定的に運用するには、エラー発生時の例外対応や定期的なメンテナンス、開発・運用ルールの策定といったガバナンス設計が不可欠です。 ビジネスチャットは、メールよりも迅速で気軽なコミュニケーションを可能にし、情報共有のスピードを高めます。これらのツールを組み合わせることで、個々の担当者の作業時間を削減し、チーム全体の連携を強化できます。
失敗しないツールの選び方と導入のポイント
業務効率化のためにITツールを導入したものの、現場で使われずに形骸化してしまうケースは少なくありません。ツール導入を成功させるためには、「導入目的の明確化」と「現場の使いやすさ（操作性）」という2つのポイントを徹底することが極めて重要です。
目的の明確化と費用対効果（ROI）の検証
ツールを導入する前に、「なぜ導入するのか」「どの業務の、どのような課題を解決したいのか」を具体的に定義する必要があります。「ペーパーレス化を進め、書類検索にかかる時間を月間50時間削減する」「申請の承認リードタイムを平均3日から1日に短縮する」のように、具体的な数値目標を設定することが理想です。
目的が明確になれば、必要な機能もおのずと絞り込めます。その上で、導入にかかるコスト（初期費用、月額料金）と、それによって得られる効果（コスト削減額、生産性向上による利益）を比較し、費用対効果（ROI）を検証することが、合理的な意思決定につながります。
操作性とサポート体制の確認
どんなに高機能なツールでも、操作が複雑で使いこなせなければ意味がありません。特に、ITに不慣れな従業員もいることを想定し、直感的で分かりやすいインターフェースかどうかは必ず確認すべきです。多くのツールでは無料トライアル期間が設けられているため、実際に現場の担当者に試してもらい、フィードバックを得ることが不可欠です。
また、導入後のサポート体制も重要な選定基準です。操作方法で不明な点があった場合や、システムにトラブルが発生した際に、電話やチャットですぐに相談できるかを確認しておきましょう。手厚いサポートがあれば、導入後の定着もスムーズに進みます。
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業務効率化を成功に導くための5ステップ
総務の業務効率化は、思いつきでツールを導入するだけでは成功しません。現状の正確な把握から効果測定、そして継続的な改善まで、体系立てて進めることが不可欠です。ここでは、着実に成果を出すための5つのステップを紹介します。
成功への最短手順は次の通りです。
- ステップ1：現状業務の可視化（棚卸し）
まずは、総務部門が担当している全ての業務を洗い出し、誰が、何を、どれくらいの時間をかけて行っているのかをリストアップします。業務フローを図にするなどして「見える化」することが重要です。 - ステップ2：課題の特定と優先順位付け
可視化した業務の中から、「時間がかかりすぎている」「ミスが発生しやすい」「属人化している」といった課題を特定します。そして、改善効果の大きさや実行のしやすさなどを考慮し、取り組むべき課題の優先順位を決定します。 - ステップ3：効率化の目標設定（KPI）
優先順位の高い課題について、「何を」「いつまでに」「どのレベルまで」改善するのか、具体的な目標（KPI）を設定します。 例えば、「請求書処理にかかる時間を半年で50%削減する」といった数値目標を立てます。 - ステップ4：改善策の立案と実行
設定した目標を達成するための具体的な施策を考え、実行に移します。ITツールの導入、業務フローの見直し、アウトソーシングの活用など、課題に応じた最適な手段を選択します。 - ステップ5：効果測定と改善（PDCA）
施策を実行した後は、必ず効果を測定し、設定した目標（KPI）が達成できたかを検証します。期待通りの効果が出ていなければ、その原因を分析し、新たな改善策を講じるというPDCAサイクルを回し続けることが、継続的な効率化につながります。
アウトソーシングの活用でコア業務に集中
社内のリソースだけで全ての業務を効率化するには限界があります。ノンコア業務を外部の専門業者に委託するアウトソーシング（BPO）は、コア業務に集中するための有効な戦略です。これにより、社員はより付加価値の高い業務に専念できます。
アウトソーシングに適した業務の見極め方
アウトソーシングを検討すべき業務には、いくつかの共通点があります。専門性はそれほど高くないものの、一定の業務量が発生する定型的な作業が主な対象となります。
具体的には、以下のような業務が挙げられます。
- 給与計算・年末調整
- 請求書発行・経費精算
- データ入力・書類整理
- 電話対応・受付業務
- 福利厚生関連の手続き
これらの業務は、手順がマニュアル化しやすく、社外の業者でも対応しやすいのが特徴です。自社の社員が対応するよりも、専門業者に任せた方がコストを抑えつつ、高い品質を確保できる場合があります。
信頼できる委託先の選定ポイント
アウトソーシングの成功は、パートナーとなる委託先の選定にかかっています。価格だけで安易に決めると、品質の低下や情報漏洩といったトラブルにつながりかねません。委託先を選ぶ際は、以下の3つのポイントを必ず確認しましょう。
- 実績と専門性：自社の業界や依頼したい業務分野での実績が豊富か。
- セキュリティ体制：個人情報や機密情報を扱う上で、ISMS認証の取得など、信頼できるセキュリティ対策を講じているか。
- コミュニケーション：業務の進捗報告やトラブル時の連携がスムーズに行えるか。担当者との相性も重要です。
複数の業者から見積もりを取り、サービス内容やサポート体制を十分に比較検討することが、最適なパートナー選びにつながります。
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総務の業務効率化を進める上での注意点
業務効率化の取り組みは、進め方を誤ると期待した成果が得られないばかりか、現場の混乱を招くことにもなりかねません。特に、「目的と手段の混同」「現場の軽視」「運用計画の欠如」は、よくある失敗の典型的なパターンです。
目的と手段の混同を避ける
業務効率化を進める中で陥りがちなのが、「ITツールを導入すること」自体が目的になってしまうことです。ツールはあくまで課題を解決するための「手段」に過ぎません。
「なぜこのツールが必要なのか」「導入して何を達成したいのか」という本来の目的を常に意識することが重要です。目的が曖昧なままでは、多機能なツールを導入しても使いこなせず、かえって業務が複雑化するという本末転倒な事態を招きかねません。AX CAMPは目的と手段の明確化をサポートし、現場巻き込みを実現する伴走型教育を提供します。
現場の意見を十分にヒアリングする
新しい業務フローやツールを導入する際、経営層や管理職だけで決定し、トップダウンで進めようとすると、現場から強い反発を受けることがあります。実際にその業務を行っているのは現場の従業員であり、彼らの協力なしに効率化は実現しません。
導入を決定する前に、必ず現場の担当者にヒアリングを行い、現状の課題や改善への要望を吸い上げることが不可欠です。従業員を計画段階から巻き込み、「自分たちのための改革である」という当事者意識を持ってもらうことが、スムーズな導入と定着の鍵となります。
導入後の運用体制と教育を計画する
新しいツールやシステムを導入して「はい、終わり」ではありません。導入後の運用ルールを定め、誰が管理責任者となるのか、トラブル発生時には誰に問い合わせればよいのかといった体制を明確にしておく必要があります。
また、全従業員が新しいツールを問題なく使えるように、研修会や説明会を開催したり、分かりやすいマニュアルを用意したりするといった教育計画も同時に進めなければなりません。導入後のフォローアップを怠ると、せっかくの投資が無駄になってしまう可能性があります。
https://media.a-x.inc/business-efficiency-cons【2026年】総務の業務効率化を実現した企業事例3選
ITツールやAIの活用によって、バックオフィス業務を劇的に効率化し、企業の成長を加速させている企業が増えています。ここでは、AX CAMPの支援を通じて業務効率化を実現した3社の事例を紹介します。なお、各事例は個別の結果であり、同様の効果を保証するものではありません。
グラシズ様の事例
Webマーケティング支援を手掛けるグラシズ様は、AIの活用により、これまで1本あたり10万円かかっていたLP（ランディングページ）ライティングの外注費をゼロにすることに成功しました。AIを導入したことで、高品質なコンテンツを内製できるようになり、制作時間も3営業日から2時間へ大幅に短縮。コスト削減と制作スピードの向上を同時に実現しています。（出典：1本10万円のLPライティング外注費がゼロに！グラシズ社が「AIへの教育」に力を入れる理由）
WISDOM社様の事例
SNS広告やショート動画制作を行うWISDOM社様では、AI導入が人材戦略に大きなインパクトを与えました。AIが定型業務を代替することで、採用予定だった2名分の業務をAIが代替し、人件費を抑制。これにより創出されたリソースを、社員がより創造的な企画業務に集中できる環境の構築へとつなげています。（出典：マーケティングオートメーション導入事例）
企業名非公開（C社）様の事例
ある企業様（C社）では、AIを活用してSNS運用の大部分を自動化することに成功しました。これにより、1日3時間かかっていた運用業務を1時間に短縮しつつ、月間1,000万インプレッションを生み出すほどの成果を上げています。AIの活用が一部の部署にとどまらず、組織全体に浸透し、「AIを使うのが当たり前」という文化が醸成された好事例と言えるでしょう。（出典：月間1000万impを自動化！C社でAI活用が当たり前の文化になった背景とは？, AI活用の具体例）
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業務効率化の先にある「戦略総務」への進化
総務の業務効率化は、単なるコスト削減や時間短縮で終わるものではありません。その真の目的は、日々の定型業務から解放され、企業全体の価値向上に貢献する「戦略総務」へと進化することにあります。効率化は、そのためのスタートラインに立つための手段なのです。
守りの総務から攻めの総務へ
従来の総務は、社内規定を守り、滞りなく業務を遂行する「守り」の役割が中心でした。しかし、業務効率化によって時間と心に余裕が生まれれば、より能動的な「攻め」の姿勢に転じることができます。
例えば、従業員のエンゲージメントを高めるための新しい福利厚生制度を企画したり、多様な人材が活躍できるようなダイバーシティ推進の施策を立案したりと、積極的に職場環境を改善し、組織を活性化させる役割を担うことが可能になります。 これは、企業の競争力を内部から支える重要な活動です。
経営パートナーとしての役割
「戦略総務」は、単なる管理部門ではなく、経営層の意思決定を支える重要なパートナーとなります。 勤怠データや従業員サーベイの結果を分析して組織の課題を可視化したり、オフィスの利用状況データから最適なファシリティ戦略を提案したりと、データに基づいた客観的な視点から経営に貢献します。
日々の業務を通じて得られる社内の情報や従業員の声を経営陣に届け、現場と経営の橋渡し役を担うことで、より的確でスピーディーな経営判断をサポートできるのです。このように、総務が経営視点を持つことで、企業全体の成長を力強くドライブする存在へと変わることができます。
総務の業務効率化でよくある質問
業務効率化を進めるにあたり、多くの担当者が同じような疑問や悩みを抱えています。ここでは、特によく寄せられる2つの質問について、具体的な解決策とともに回答します。
Q1. 何から手をつければ良いですか？予算が限られていても大丈夫？
A. まずは「業務の可視化」から始め、無料または低価格のツールでスモールスタートするのがおすすめです。
いきなり大規模なシステムを導入する必要はありません。最初にやるべきは、現状の業務をすべて洗い出し、何にどれだけ時間がかかっているかを把握することです。その中で、特に非効率で改善効果が大きそうな業務を一つか二つ選び、そこから着手します。最近では、無料で使えるクラウドストレージやタスク管理ツールも多いため、予算が限られていても始められることはたくさんあります。小さな成功体験を積み重ねることが、全社的な取り組みへと広げていくための第一歩です。
Q2. 現場から「やり方を変えたくない」と反対された場合はどうすれば良いですか？
A. 変化によるメリットを具体的に伝え、協力的な従業員を巻き込みながら進めるのが効果的です。
長年慣れ親しんだやり方を変えることへの抵抗は、自然な反応です。一方的に変更を押し付けるのではなく、「このツールを使えば、面倒なデータ入力作業が自動化されて楽になりますよ」というように、従業員一人ひとりにとっての具体的なメリットを丁寧に説明することが重要です。また、まずは新しいやり方に前向きな部署や担当者と協力して試行し、「実際にやってみたら、とても便利になった」という成功事例を作ることで、他の従業員の理解も得やすくなります。
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総務の業務効率化において、ITツールの導入や業務フローの見直しは非常に有効です。しかし、表面的な改善に留まらず、業務のあり方を根本から変革し、他社にはない競争力を生み出すためには、AI（人工知能）を使いこなすスキルが不可欠になります。
単にツールを導入するだけでは、その性能を最大限に引き出すことはできません。自社の課題に合わせてAIをカスタマイズし、現場の誰もが当たり前に活用できる文化を醸成することが、真のDX化の鍵となります。「どの業務にAIを適用できるのか」「どうすればAIに的確な指示を出せるのか」といった実践的なノウハウがなければ、宝の持ち腐れになってしまいます。（出典：LLM導入・実装の進め方）
私たちAXが提供する「AX CAMP」は、そのような課題を解決するために設計された、法人向けの実践的なAI研修・伴走支援サービスです。総務部門が抱える契約書のリーガルチェック、社内問い合わせ対応といった様々な業務を、AIで自動化・高度化するための具体的なスキルを習得できます。特に、採用候補者のスクリーニングなどにAIを利用する際は、個人情報保護法やプライバシーへの配慮が不可欠です。AX CAMPでは、アルゴリズムの透明性確保やバイアス排除といった、コンプライアンスを遵守したAI活用法も学べます。
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まとめ：総務の業務効率化で未来を変革し、企業の成長をドライブしよう
この記事では、総務部門が抱える課題から、具体的な業務効率化のアイデア、成功のためのステップ、そしてその先にある「戦略総務」という未来像までを網羅的に解説しました。
最後に、重要なポイントを改めて確認しましょう。
- 総務の効率化は働き方改革や人手不足に対応するために不可欠な経営課題である。
- 「広範な業務」「アナログ文化」「コストセンターという評価」が効率化を阻む三大要因。
- ペーパーレス化や定型業務の自動化から着手するのが効果的。
- 成功の鍵は「目的の明確化」と「現場の巻き込み」、そしてPDCAサイクルを回し続けること。
- 効率化の最終目標は、付加価値の高い業務に集中する「戦略総務」への進化である。
総務の業務効率化は、単なるコスト削減活動ではありません。従業員一人ひとりの生産性を高め、働きがいを向上させ、ひいては企業全体の競争力を強化するための重要な投資です。この記事で紹介したアイデアやステップを参考に、まずは自社の課題を洗い出すことから始めてみてはいかがでしょうか。
もし、AIを活用したより抜本的な業務改革に関心をお持ちでしたら、ぜひ弊社のAX CAMPにご相談ください。専門的な知見と豊富な実績で、貴社の「戦略総務」への変革を全力でサポートします。
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