「そろそろ業務効率化を進めたいが、何から手をつければよいかわからない」と悩んでいませんか。
やみくもな改善は、かえって現場の混乱を招きかねません。成功の鍵は、客観的な事実に基づいた「現状把握」から始めることです。
本記事では、業務効率化の第一歩である現状把握の具体的な進め方から、分析に役立つフレームワーク、さらには最新のITツールまで網羅的に解説します。
読み終える頃には、自社の課題を的確に特定し、効果的な改善計画を立てるための具体的な道筋が明確になるはずです。AIを活用した業務効率化のヒントをまとめた資料もご用意していますので、ぜひご活用ください。
記事：【AI導入しないことが経営リスクになる時代】先行企業が手にした圧倒的な競争優位とは？
業務効率化になぜ現状把握が不可欠なのか
業務効率化の取り組みにおいて、現状把握は全ての土台となる最も重要なプロセスです。なぜなら、現状を正確に理解せずに行う改善は、単なる思いつきや勘に頼ったものになり、的外れな結果に終わる可能性が非常に高いからです。
例えば、ある作業に時間がかかっていると感じても、その原因が「担当者のスキル不足」なのか、「承認プロセスが複雑すぎる」のか、「使用しているツールが古い」のかによって、打つべき対策は全く異なります。現状把握を怠ると、本当のボトルネックを見過ごし、時間とコストをかけたにもかかわらず効果が出ない、といった事態に陥りかねません。
客観的なデータに基づいて業務プロセスや課題を可視化することで、初めて「どこに問題があるのか」「何を優先して改善すべきか」という的確な判断ができます。このように、現状把握は、効果的な業務効率化を実現するための、いわば成功への指標となる役割を果たすのです。
業務の現状把握を進める具体的な4ステップ
業務の現状把握は、闇雲に進めても効果は上がりません。体系立てられた4つのステップに沿って進めることで、抜け漏れなく、かつ効率的に課題を特定できます。このステップは、どんな業種や部署の業務改善にも応用可能な基本的な流れです。
まずは全体像を捉え、徐々に詳細を明らかにしていくイメージで進めましょう。各ステップを着実に実行することが、的確な課題発見につながります。
Step1: 業務の洗い出しとリスト化
最初のステップは、対象となる部署やチームで行われている全ての業務を洗い出し、リスト化することです。日常的に行っている定型業務から、年に一度しか発生しない非定型業務まで、思いつく限りすべてを書き出します。
この段階では、業務の大小や重要度でフィルタリングする必要はありません。ヒアリングやアンケート、日報の分析などを通じて、「誰が」「何を」「どのくらいの頻度で」「どれくらいの時間をかけて」行っているのかを明らかにします。このリストが、以降の分析の基礎情報となります。
Step2: 業務フローの可視化
次に、洗い出した個々の業務が、どのような流れで連携しているのかを図式化（可視化）します。業務の開始から終了まで、情報の流れや担当者間のやり取りをフローチャートなどを用いて表現することで、業務の全体像を直感的に理解できるようになります。
このプロセスを通じて、これまで個々の担当者の頭の中にしかなかった暗黙知が形式知に変わります。結果として、非効率な手順や承認のボトルネック、手戻りの発生箇所などが視覚的に明らかになるのです。
Step3: 定量・定性データの収集と分析
業務のリストとフロー図が完成したら、次はその実態を客観的なデータで裏付けます。データには、処理時間、作業量、コスト、エラー発生率といった「定量データ」と、担当者が感じている課題や顧客からのフィードバックといった「定性データ」の2種類があります。
システムログの解析、作業時間の計測、アンケート調査、インタビューなどを通じて、これらのデータを収集します。定量データは客観的な事実を示し、定性データはその背景にある原因や現場の納得感を探る上で重要です。両方の側面から分析することで、課題の解像度が一気に高まります。
Step4: 課題とボトルネックの特定
最後のステップは、ここまでの分析結果を基に具体的な課題とボトルネックを特定することです。収集したデータと可視化された業務フローを照らし合わせ、「時間がかかりすぎている工程」「エラーが頻発する作業」「承認待ちで停滞している時間」などを明確にしていきます。
この段階で重要なのは、表面的な問題だけでなく、その根本原因は何かを深掘りすることです。例えば、「なぜなぜ分析」のようなフレームワークを活用することで、真の課題にたどり着き、効果的な解決策の立案につなげることができます。
現状把握と課題抽出に役立つフレームワーク3選
現状把握をより構造的かつ効率的に進めるためには、先人たちの知恵が詰まったフレームワークの活用が非常に有効です。フレームワークを用いることで、思考の抜け漏れを防ぎ、誰でも一定の質で課題を抽出できるようになります。ここでは、特に業務改善の現場で広く使われている代表的な3つのフレームワークを紹介します。
1. ECRSの原則
ECRS（イクルス）は、改善策のアイデアを発想するための4つの視点を提供するフレームワークです。以下の順番で検討することで、効果的な改善策を導き出しやすくなります。
- Eliminate（排除）：その業務は本当に必要か？なくせないか？
- Combine（結合）：複数の業務を一つにまとめられないか？
- Rearrange（交換）：手順や場所、担当者を入れ替えて効率化できないか？
- Simplify（簡素化）：もっと単純で簡単な方法はないか？
いきなり「簡素化（Simplify）」から考えるのではなく、まずは「そもそも、その業務をなくせないか（Eliminate）」から考える点がポイントです。この視点を持つことで、より抜本的な業務改善につながります。
2. なぜなぜ分析
なぜなぜ分析は、一つの問題に対して「なぜ？」を5回繰り返すことで、その根本原因を突き止めるためのフレームワークです。表面的な事象に囚われず、問題の真因を探るのに役立ちます。
例えば「請求書処理にミスが多い」という問題があったとします。「なぜ？」を繰り返していくと、「確認作業の形骸化」→「担当者の多忙」→「特定担当者への業務集中」といったように、より本質的な課題が見えてきます。根本原因を解決しない限り、同じ問題は再発し続けるため、この分析は非常に重要です。
3. BPMN（業務プロセスモデリング表記法）
BPMN（Business Process Model and Notation）は、業務フローを記述するための国際標準の記号セットです。フローチャートと似ていますが、誰が何をするのか（役割分担）、どのような条件で分岐するのかなどを、より厳密に、誰が見ても同じように理解できる形で表現できます。
BPMNで業務フローを描くことで、部署間の連携や複雑なプロセスの問題点を正確に把握し、関係者間での共通認識を形成しやすくなります。ITツールの導入を検討する際にも、要件定義のベースとして活用できる強力な手法です。
【2026年】現状把握を加速させるITツール2選
テクノロジーの進化により、これまで多大な工数を要していた現状把握のプロセスを、ITツールの活用によって大幅に効率化・高度化できるようになりました。特に近年注目されているのが、人の手では見抜けなかった業務の実態をデータからあぶり出すツールです。ここでは、現状把握を劇的に加速させる代表的な2つのツールを紹介します。
1. プロセスマイニングツール
プロセスマイニングツールは、PCの操作ログやシステムのイベントログといったデジタルデータを解析し、実際の業務プロセスを自動で可視化するツールです。イベントログには通常、「ケースID（案件ID）」「アクティビティ（活動内容）」「タイムスタンプ（日時）」の3つの必須情報が含まれており、これらを基に担当者へのヒアリングだけでは把握しきれない業務の実態を浮かび上がらせます。（出典：プロセスのインポートと視覚化 – Power Automate | Microsoft Learn）
これにより、「理想（建前）の業務フロー」と「現実の業務フロー」のギャップを定量的に分析できます。例えば、承認プロセスで想定外の手戻りが多発している箇所や、特定の作業で頻繁に遅延が発生しているボトルネックなどを、客観的なデータに基づいて特定できるのが最大の強みです。
ただし、PCの操作ログやシステムログを扱う際は、従業員のプライバシー保護に最大限配慮する必要があります。プロセスマイニングを実施する際は、以下の点を必ず遵守してください。
- 収集するログ項目と目的を明確化し、書面で通知・同意を得る
- 可能な限り仮名化・集計化し、個人が特定できないようにする
- 実施前にDPIA（データ保護影響評価）を行う
- 就業規則に明記し、労働組合や従業員代表と協議する
- サードパーティ製ツールを導入する際は、委託契約で安全管理措置を定める
- ログの保存期間を明確に定め、期間終了後は確実に消去する
2. BIツール
BI（Business Intelligence）ツールは、社内に散在する様々なデータを収集・統合し、ダッシュボードやレポートとして可視化・分析するためのツールです。販売データ、顧客データ、財務データなど、複数の情報源を組み合わせ多角的な分析を行えます。
データを分析可能な状態にするには、ETL（Extract/Transform/Load）と呼ばれる、データの抽出・変換・格納プロセスが重要です。BIツールはこのプロセスを支援し、現状把握においては、例えば「どの商品の処理に最も時間がかかっているか」「どの担当者のエラー率が高いか」といった業務パフォーマンスに関する指標を継続的にモニタリングするのに役立ちます。データに基づいた現状把握を定常的に行う文化を組織に根付かせる上で、非常に強力な武器となります。
現状把握から課題を特定する際のポイント
現状把握の各ステップを経て集まった情報から、真の課題を特定するためにはいくつかの重要なポイントがあります。最も重要なのは、分析を「木を見て森を見ず」で終わらせないことです。部分的な問題点に囚われるのではなく、常に業務全体の流れや目的に立ち返って考える視点が求められます。
また、課題特定は一度きりのイベントではありません。データや現場の声に耳を傾け、仮説と検証を繰り返しながら、課題の解像度を徐々に高めていくプロセスと捉えることが成功の鍵です。具体的には、以下の点を意識すると良いでしょう。
- 現場担当者を巻き込む：分析は分析担当者だけで行うのではなく、必ず現場の担当者の意見を聞きましょう。データだけでは見えない背景や実情を理解でき、より的確な課題特定につながります。
- 思い込みを捨てる：「昔からこうだったから」という慣習や思い込みは、客観的なデータの前では一旦脇に置きましょう。データが示す事実に真摯に向き合うことが重要です。
- 全体最適の視点を持つ：ある部署にとっては効率的でも、会社全体で見ると非効率になっているケースは少なくありません。部署間の連携や情報の流れなど、全体最適の視点から課題を捉えることが不可欠です。
- インパクトの大きさで判断する：見つかった課題すべてに一度に取り組むのは非現実的です。その課題を解決した際の「効果の大きさ（インパクト）」と「実現のしやすさ」を評価し、優先順位をつけることが重要です。
業務の現状把握でよくある失敗例とその対策
業務の現状把握は、正しい手順で進めなければ時間と労力を浪費するだけで終わってしまう危険性もはらんでいます。多くの失敗は「現状把握そのものが目的化してしまう」ことに起因します。本来の目的である「業務改善」を見失わないことが何よりも重要です。ここでは、よくある失敗例とその対策を2つ紹介します。
完璧主義による分析の遅延
失敗例として非常に多いのが、細部まで完璧に分析しようとするあまり、いつまで経っても次の改善ステップに進めないケースです。全ての業務を100%正確に可視化しようとすると、膨大な時間がかかり、その間にビジネス環境は変化してしまいます。
この対策は、「80点の完成度でまず着手する」という考え方を持つことです。まずは大枠の課題を捉えて改善サイクルを回し始め、実行しながらさらに詳細な分析を進めていく方が、結果的に早く成果につながります。完璧な地図を待つより、不完全でも地図を片手に歩き始める勇気が大切です。
「把握すること」自体が目的化する
もう一つの典型的な失敗は、詳細な業務フロー図や膨大な分析レポートを作成したことで満足してしまうパターンです。きれいに整理された資料は達成感を与えますが、それだけでは業務は1ミリも改善されません。
これを防ぐためには、常に「この分析は何を解決するために行っているのか？」という目的意識をチーム全体で共有し続けることが不可欠です。現状把握の各ステップで、「この結果からどのような課題仮説が立てられるか」「次のアクションは何か」を常に問い続ける文化を作ることで、目的を見失うことを防げます。
現状把握後の業務改善計画の立て方
現状把握によって課題が明確になったら、次はその課題を解決するための具体的な行動計画を策定します。優れた現状把握も、実行可能な計画に落とし込まなければ絵に描いた餅で終わります。計画策定の段階では、「何を」「いつまでに」「誰が」「どのレベルまで」行うのかを具体的に定めることが成功の鍵となります。
課題の優先順位付け（インパクトと実現性）
特定された課題は複数あるのが通常です。すべてに同時に着手するのはリソースの分散を招き、非効率です。そこで、「改善効果（インパクト）」と「実行のしやすさ（実現性）」の2つの軸で各課題を評価し、優先順位を決定します。
一般的には、「インパクトが大きく、実現性も高い」課題から着手するのが最も効果的です。この優先順位付けにより、限られたリソースを最も効果的な施策に集中投下できます。
具体的なKPI・目標設定とスケジュール策定
優先順位が決まったら、それぞれの課題に対して具体的な目標（KPI：重要業績評価指標）を設定します。例えば、「請求書処理時間を平均20%削減する」「入力ミスを月5件以下にする」のように、誰がどう見ても達成度がわかる定量的な目標にすることが重要です。
目標を設定したら、それを達成するための具体的なタスクを洗い出し、担当者と期限を明確にしたスケジュールを作成します。この計画があることで、進捗管理が容易になり、改善活動が着実に前進します。
【部署別】業務効率化の現状把握と改善事例
理論だけでなく、実際の企業がどのように現状把握から業務改善につなげているのかを知ることは、自社の取り組みのヒントになります。ここでは、AX CAMPの支援を通じて業務効率化を実現した企業の事例を3つご紹介します。（出典：【2024年最新】生成AIの業務活用ユースケース15選｜職種別のプロンプトも紹介）各社がどのような課題を持ち、AI研修などを通じていかにして成果を出したのか、具体的なプロセスをご覧ください。
グラシズ様の事例
リスティング広告運用を手掛けるグラシズ様では、AIツールの活用が属人化しているという課題がありました。AX CAMPの研修を通じて組織的なAI活用スキルを習得した結果、これまで1本あたり10万円かかっていたLPライティングの外注費をゼロに削減することに成功しました。これは、現状のコスト構造と業務フローを正確に把握し、AIで代替可能な領域を特定できた好例です。（出典：1本10万円のLPライティング外注費がゼロに！グラシズ社が「AIへの教育」に力を入れる理由とは？）
WISDOM社様の事例
SNS広告やショート動画制作を行うWISDOM社様も、AIの組織的活用に課題を抱えていました。現状の業務を分析したところ、採用や日々の調整業務に多くの時間が割かれていることが判明しました。AX CAMP導入後、AIがこれらの業務を代替することで、採用予定だった2名分の業務負荷を削減し、さらに毎日2時間かかっていた調整業務の完全自動化を実現しました。（出典：採用予定2名分の業務をAIが代替！WISDOM社、毎日2時間の調整業務を自動化）
※これは個別事例の結果であり、同様の効果を保証するものではありません。
企業名非公開様の事例
ある企業では、データ関連業務の効率化が課題でした。現状把握の結果、特に視聴率分析やSNS調査といった定型的なデータ収集・分析作業に多くの工数がかかっていることが明らかになりました。AX CAMPの研修で得た知見を活かし業務プロセスを再構築した結果、月間で約50時間の業務削減に成功し、研修費用をわずか2.4ヶ月で回収するという高い投資対効果を実現しました。（出典：AX CAMP社内資料 ※クライアントの許諾に基づき、タイムトラッキングツールのログを比較し算出）
※これは個別事例の数値であり、同様の効果を保証するものではありません。
継続的な業務改善を組織に根付かせせるには
業務改善は、一度きりのプロジェクトで終わらせては意味がありません。市場や技術が変化し続ける現代において、継続的に業務を見直し、改善し続ける文化を組織に根付かせることこそが、企業の持続的な競争力につながります。そのためには、仕組みと意識の両面からのアプローチが不可欠です。
PDCAサイクルを回し続ける文化の醸成
継続的な改善のフレームワークとして最も有名なのがPDCA（Plan-Do-Check-Action）サイクルです。計画（Plan）を立て、実行（Do）し、その結果を評価（Check）し、改善（Action）につなげるというサイクルを回し続けます。（出典：PDCAサイクル | 用語解説 | 野村総合研究所(NRI)）
重要なのは、このサイクルを特別なイベントではなく、日常業務の一部として定着させることです。 小さな改善でも良いので、成功体験を積み重ね、現場の従業員が自発的に「もっと良くするにはどうすればいいか」と考える文化を醸成することが、組織全体の改善力を高めます。
改善効果の定期的なレポーティングと共有
改善活動の成果は、必ず定量的に測定し、定期的に関係者に共有する仕組みを作りましょう。「〇〇の導入により、作業時間が月間でX時間削減された」「コストがY%削減できた」といった具体的な成果を共有することで、活動の意義が組織全体に伝わります。
成果の可視化は、現場担当者のモチベーションを高めるだけでなく、経営層の理解とさらなる支援を得るためにも不可欠です。成功事例を共有することで、他部署への横展開も促進され、組織全体の改善活動が加速していきます。
業務効率化の専門家による現状把握ならAX CAMP
ここまで業務効率化における現状把握の重要性や手法について解説してきましたが、「自社だけで客観的に業務を分析するのは難しい」「何から手をつければいいのか、やはり具体的にわからない」と感じる方も少なくないでしょう。そんなとき、専門家の視点を取り入れることは、最短で成果を出すための有効な選択肢となります。
株式会社AXが提供する「AX CAMP」は、単なるAIツールの使い方を教える研修ではありません。貴社のビジネスモデルや業務内容を深く理解した上で、どこにAI活用のボトルネックやチャンスがあるのかを専門家の視点から分析し、的確な課題設定から伴走支援します。（出典：経営者向けAI導入実践プログラムの新ブランド「AX DIVE」をリリース｜株式会社AX）
現状把握のフレームワークを学ぶだけでなく、貴社の実際の業務データや課題をテーマに、実践的なワークショップを通じて改善策を立案。研修で終わらせず、現場での定着と成果創出までをゴールとしています。「何から始めるべきか」という最初のステップから、「どうやって成果を出すか」という最終ゴールまで、一気通貫でサポートできるのがAX CAMPの最大の強みです。まずは無料相談で、貴社の課題をお聞かせください。
法人向けAI研修
AX CAMP 無料資料
まとめ：業務効率化の成功は現状把握から｜重要ポイントの振り返り
本記事では、業務効率化を成功させるための第一歩である「現状把握」の重要性と、その具体的な進め方について解説しました。やみくもな改善ではなく、客観的な事実に基づいて課題を特定し、的確な打ち手を講じることが、成果への最短ルートです。
最後に、この記事の重要なポイントを振り返ります。
- 業務効率化の成功は正確な現状把握から始まる。
- 現状把握は4つのステップ（洗い出し→可視化→データ収集→課題特定）で進める。
- フレームワークやITツールを活用すると、分析が効率的かつ構造的に行える。
- 把握した課題はインパクトと実現性で優先順位をつけ、具体的な計画に落とし込む。
- 改善は一度で終わらせず、PDCAサイクルを回し続ける文化を醸成することが重要。
これらのステップを自社で実践するのはもちろんですが、より早く、確実に成果を出したい場合は専門家の知見を活用することも有効です。AX CAMPでは、貴社の現状把握から課題特定、そしてAIを活用した具体的な業務改善策の実行までを、経験豊富なプロフェッショナルが伴走支援します。ご興味のある方は、ぜひ一度お気軽にお問い合わせください。
法人向けAI研修
AX CAMP 無料資料
