【2026年】業務効率化の分析方法とは？手順やフレームワーク、役立つツール5選を解説

「業務効率化を進めたいが、どこから手をつければ良いかわからない」「勘や経験に頼った改善活動から脱却したい」と感じていませんか。

多くの企業が同様の課題を抱えていますが、その解決の鍵は「現状分析」にあります。

本記事では、業務効率化を実現するための具体的な分析方法を、4つのステップやフレームワーク、さらには最新のツールまで交えて網羅的に解説します。

最後まで読めば、自社の課題をデータに基づいて特定し、効果的な改善策を立案するための具体的なアクションプランが明確になるはずです。

また、AIを活用した次世代の業務分析に関心のある方向けに、関連資料もご用意しておりますので、ぜひご活用ください。

記事：【AI導入しないことが経営リスクになる時代】先行企業が手にした圧倒的な競争優位とは？

業務効率化における分析の重要性

結論として、業務効率化における分析は、改善活動の成功を左右する羅針盤の役割を果たします。現状をデータで客観的に把握しなければ、真の課題を見つけ出し、効果的な打ち手を講じることができないためです。

感覚的な改善ではなく、データに基づいた的確なアプローチを可能にすることが、分析の最も重要な目的と言えます。次のセクションでは、分析がもたらす具体的な効果を見ていきましょう。

現状の課題を客観的に把握する

業務分析の第一歩は、現状の業務プロセスや課題を客観的な事実として捉えることです。各業務にかかる時間、担当者、発生しているエラーの頻度などを定量的に把握します。

これにより、「特定の作業に想定以上の時間がかかっている」「部署間の連携で手待ち時間が発生している」といった、これまで見過ごされていた問題点が浮き彫りになります。勘や経験だけに頼らず、事実をデータで語ることが、効果的な改善策への最短距離です。

改善策の優先順位を明確にする

分析によって課題が洗い出されると、次に「どこから手をつけるべきか」という優先順位付けの壁に直面します。すべての課題に同時に取り組むのは現実的ではありません。

そこで分析データが役立ちます。例えば、「改善にかかるコストや期間」と「改善によって得られる効果（時間短縮、コスト削減など）」を比較検討することで、最も費用対効果の高い施策から着手できます。データに基づいた優先順位付けは、限られたリソースを最大限に活用するために不可欠です。

データに基づいた意思決定を可能にする

分析を通じて得られた客観的なデータは、関係者間の合意形成を円滑にします。特定の業務プロセスを変更しようとする際、担当者から「今のやり方が一番効率的だ」といった反発が起こることも少なくありません。

しかし、「このプロセスに月間で平均50時間の非効率が発生している」といった具体的なデータがあれば、改善の必要性を誰もが納得しやすくなります。（出典：【事例あり】人事・総務業務をRPAで効率化するメリットとは？成功のためのポイントも徹底解説） このように、データは感情的な対立を避け、論理的で建設的な議論を促進する共通言語となるのです。

https://media.a-x.inc/why-efficiency

業務効率化の分析で得られる3つのメリット

業務効率化のための分析は、単に無駄をなくすだけでなく、企業経営に多岐にわたるプラスの効果をもたらします。その中でも特に重要なのが、生産性の向上、業務の標準化、そして従業員満足度の向上です。

これらのメリットは相互に関連し合い、組織全体の競争力を高める原動力となります。それぞれを詳しく見ていきましょう。

生産性の向上とコスト削減

分析によってボトルネックとなっている業務や重複作業を特定し、解消することで、全体のプロセスがスムーズに流れるようになります。結果として、同じリソース（人員、時間）でより多くの成果を生み出す、すなわち生産性の向上が実現します。

例えば、手作業で行っていたデータ入力を自動化すれば、その分の人件費を削減できるだけでなく、担当者をより付加価値の高い業務に再配置できます。生産性の向上は、直接的なコスト削減に直結するのです。

業務プロセスの標準化と属人化の解消

「この仕事はAさんしかできない」といった業務の属人化は、担当者の不在時に業務が滞るリスクを抱えています。業務分析の過程で作成される業務フロー図などは、誰が担当しても同じ品質で業務を遂行できる「標準化」の基盤となります。

業務プロセスが標準化されることで、特定個人のスキルや経験への依存から脱却できます。これにより、組織として安定した業務遂行能力を維持し、人材育成も効率的に進められるようになります。

従業員の満足度向上とエンゲージメント強化

非効率な業務や繰り返しの単純作業は、従業員のモチベーションを低下させる一因です。分析を通じてこれらの無駄な業務を削減することは、従業員を本来注力すべき創造的な仕事に集中させることに繋がります。

自分の仕事が会社の成果に直結していると実感できれば、仕事への満足度やエンゲージメント（貢献意欲）は自然と高まります。働きやすい環境を整備することは、優秀な人材の定着にも貢献するでしょう。

業務効率化のための分析を始める4ステップ

業務効率化の分析は、思いつきで進めるのではなく、体系的なステップに沿って進めることで成功確率が格段に上がります。目的設定から計画策定まで、大きく分けて4つのステップで進めるのが効果的です。

この手順を踏むことで、分析の方向性がブレず、着実な成果に繋がります。まずは全体のプロセスを理解し、計画的に取り組むことが重要です。

ステップ1：分析目的と範囲の明確化

最初に「何のために、どの範囲の業務を分析するのか」を明確に定義します。目的が曖昧なまま始めると、分析が迷走し、有益な結果を得られません。

目的を具体的に設定することが重要です。例えば、以下のように具体的な数値目標を立てると良いでしょう。

• コストを10%削減する
• リードタイムを3日から1日に短縮する
• 残業時間を月間20時間削減する

同時に、分析対象とする部署や業務範囲（例：「営業部の請求書発行業務」など）を限定することで、論点がぼやけるのを防ぎます。

ステップ2：現状業務の可視化と情報収集

次に、設定した範囲の業務について、現状を「見える化」します。担当者へのヒアリングや実際の業務観察を通じて、業務の具体的な流れ、各工程の作業時間、使用しているツールなどの情報を収集します。

この段階で重要なのは、思い込みを排除し、事実をありのままに捉えることです。集めた情報は、後述する業務フロー図などを用いて、誰が見ても理解できる形に整理しましょう。

ステップ3：課題の特定と原因分析

可視化された業務プロセスを基に、問題点や非効率な箇所（ボトルネック）を特定します。例えば、以下のような観点で課題を探します。

• 重複している作業
• 手待ち時間が発生する工程
• 不要な承認プロセス
• 手作業によるミスが多い業務

課題を特定したら、「なぜなぜ分析」などのフレームワークを活用して、その根本原因を深掘りします。表面的な問題だけでなく、真の原因を突き止めることが本質的な解決に繋がります。

ステップ4：改善策の立案と実行計画の策定

根本原因が特定できたら、具体的な改善策を立案します。ツールの導入、業務フローの見直し、担当者の変更など、様々な選択肢が考えられます。

複数の改善策をリストアップし、それぞれの効果、コスト、実現可能性を評価して、実行する施策の優先順位を決定します。最後に、「誰が」「いつまでに」「何をするのか」を明確にした実行計画（アクションプラン）を作成し、改善活動をスタートさせます。

https://media.a-x.inc/business-efficiency-steps

業務の現状把握に役立つ可視化・分析手法

業務の現状を正確に把握するためには、情報を整理し、誰の目にも明らかな形にする「可視化」の技術が欠かせません。代表的な手法として、業務フロー図の作成と、現場からの多角的な情報収集が挙げられます。

これらの手法を組み合わせることで、業務の全体像と細部の課題を同時に捉えることが可能になります。

業務フロー図（フローチャート）の作成

業務フロー図は、業務の開始から終了までの一連の流れを、記号と線を用いて図式化したものです。これにより、部署間の連携や情報の流れ、意思決定のポイントが視覚的に理解できます。

フロー図を作成するメリットは多岐にわたります。

• 業務の全体像を把握できる
• 問題箇所を発見しやすい
• 関係者との認識を統一できる
• 業務マニュアルの基になる

JIS（日本産業規格）で定められた記号などを使うと、より標準的で分かりやすいフロー図を作成できます。複雑に見える業務も、図に落とし込むことで課題が驚くほど明確になります。

現場からの情報収集（ヒアリング・データ分析）

正確な業務フロー図を作成し、実態に即した分析を行うためには、現場からの情報収集が不可欠です。主な方法として、担当者へのヒアリングと、システムログなどのデータ分析があります。

ヒアリングでは、マニュアルには書かれていない実際の作業手順や、担当者が感じている問題点などを直接聞き出します。一方で、データ分析では、業務システムの操作ログや処理時間の記録など、客観的な数値を収集します。この際、個人情報保護法などの関連法規を遵守し、目的の特定や安全管理措置を講じることが必須です。

この定性情報（ヒアリング）と定量情報（データ）を組み合わせることで、より精度の高い現状把握が可能になります。

業務効率化の分析に活用できる厳選フレームワーク3選

業務分析をより論理的かつ効率的に進めるために、先人たちの知恵が詰まった「フレームワーク」の活用が有効です。フレームワークは、思考の整理や問題の構造化を助けるテンプレートであり、ゼロから分析手法を考える手間を省いてくれます。

ここでは、特に業務効率化の分析で役立つ代表的な3つのフレームワークを紹介します。

1. なぜなぜ分析

なぜなぜ分析は、発生した問題に対して「なぜ？」という問いを5回以上繰り返すことで、その根本原因を深掘りしていく手法です。トヨタ自動車が発祥とされ、品質管理の現場で広く用いられています。

例えば、「請求書の処理が遅れる」という問題に対し、「なぜ？→担当者の確認作業が多いから」「なぜ？→入力ミスが多いから」と掘り下げることで、表面的な対策ではなく、入力ミスを防ぐ仕組みの導入といった本質的な解決策にたどり着けます。目先の事象に囚われず、真因を追究する際に非常に強力なフレームワークです。

2. As-Is/To-Be分析

As-Is/To-Be分析は、その名の通り「As-Is（現状）」と「To-Be（あるべき姿）」をそれぞれ描き出し、そのギャップを埋めるための課題や施策を洗い出すフレームワークです。

まず現状の業務プロセスや課題（As-Is）を徹底的に可視化します。次いで、理想的な業務の状態（To-Be）を定義し、両者を比較することで、何をすべきかが明確になります。ゴールから逆算して思考するため、具体的で実行可能なアクションプランを立てやすいのが特長です。

3. ロジックツリー

ロジックツリーは、ある大きな問題を、構成要素へと樹木のように分解していくことで、問題の構造を網羅的に把握し、解決策を検討する手法です。主要な論点から漏れやダブりなく（MECE）要素を分解していくことがポイントです。

例えば、「営業部門の生産性を向上させる」というテーマを「訪問件数を増やす」「成約率を上げる」「顧客単価を上げる」といった要素に分解し、さらにそれぞれを細分化していきます。複雑な問題を構造的に整理し、打ち手を網羅的に検討する際に役立ちます。

【2026年1月5日現在】業務効率化の分析に役立つツール5選

業務効率化の分析と実行を強力にサポートするのが、各種ITツールです。データの可視化からタスク管理、業務の自動化まで、目的に応じて様々なツールが存在します。ここでは、現在多くの企業で導入されている代表的なツールを5つのカテゴリに分けて紹介します。

自社の課題や目的に合ったツールを選定することが、効率化成功の鍵となります。

カテゴリ	代表的なツール	主な用途
BIツール	Microsoft Power BI, Tableau	散在するデータを集約・分析し、グラフなどで可視化する
プロセスマイニングツール	Celonis, UiPath Process Mining	システムのイベントログを解析し、実際の業務プロセスを可視化・分析する
作図・ホワイトボードツール	Miro, Lucidchart	業務フロー図やロジックツリーなどをオンラインで共同作成する
タスク・プロジェクト管理ツール	Asana, Trello	改善策の実行計画をタスクに分解し、進捗を管理する
RPAツール	UiPath, Automation Anywhere	PC上の定型作業（データ入力など）をロボットで自動化する

1. Microsoft Power BI / Tableau (BIツール)

BI（ビジネスインテリジェンス）ツールは、企業の様々なシステムに蓄積されたデータを抽出し、分析・可視化するためのツールです。（出典：【2024年】BIツール比較13選！価格や特徴、選び方のポイントを解説） 売上データや顧客データ、業務システムのログなどを統合し、ダッシュボード上で直感的に状況を把握できます。データに基づいた現状分析や意思決定を行う上で、中心的な役割を果たします。

2. Celonis / UiPath Process Mining (プロセスマイニングツール)

プロセスマイニングツールは、ERPやCRMなどに残されたイベントログ（ケースID、アクティビティ、タイムスタンプ等）を解析し、実際の業務プロセスを正確に可視化するツールです。ヒアリングだけでは見えなかった非効率な作業（手戻り、イレギュラーな処理など）を発見し、データドリブンなプロセス改善を実現します。

3. Miro / Lucidchart (オンラインホワイトボード・作図ツール)

オンラインホワイトボードや作図ツールは、業務フロー図や各種フレームワークを用いた分析を、場所を問わずチームで共同作業するのに非常に便利です。複数人でのブレインストーミングや、分析結果の共有をスムーズに行えます。

4. Asana / Trello (タスク・プロジェクト管理ツール)

分析によって改善策が決まったら、それを着実に実行に移すための管理が必要です。タスク・プロジェクト管理ツールを使えば、「誰が」「何を」「いつまでに行うか」を明確にし、チーム全体の進捗状況を可視化できます。計画倒れを防ぎ、改善活動を最後までやり遂げるために不可欠なツールです。

5. RPAツール (UiPath / Automation Anywhere)

RPA（Robotic Process Automation）は、主にPC上で行われる定型的な繰り返し作業をソフトウェアロボットに代行させる技術です。分析の結果、自動化可能と判断された業務に適用することで、大幅な工数削減およびヒューマンエラーの低減が期待できます。ただし、効果を最大化するには、適切な業務選定や導入後のガバナンス、例外処理の設計が重要です。

業務効率化の分析を成功させるための3つのポイント

これまで紹介したステップやツールを活用しても、実際の業務効率化が成功するとは限りません。分析を「絵に描いた餅」で終わらせず、確実な成果に繋げるためには、いくつかの重要な心構えがあります。

特に、「現場の巻き込み」「スモールスタート」「効果測定」の3点は、プロジェクトの成否を分けるポイントと言えるでしょう。

現場の従業員を積極的に巻き込む

業務改善は、トップダウンの指示だけではうまくいきません。実際に業務を行っている現場の従業員こそが、最も業務を理解し、課題を肌で感じています。分析の初期段階からヒアリングなどで彼らの意見を吸い上げ、改善策の検討にも参加してもらうことが重要です。

現場の協力と納得感を得ることで、新しいプロセスへの移行もスムーズに進みます。当事者意識を持ってもらうことが、改革を成功させる最大の鍵です。

完璧を目指さずスモールスタートで始める

最初から全社的な大規模改革を目指すと、計画が複雑になりすぎたり、関係者の抵抗が大きくなったりして、頓挫するリスクが高まります。まずは特定の部署や業務に範囲を絞り、小さな成功事例を作る「スモールスタート」が有効です。

小さな成功は、関係者の自信とモチベーションを高め、次の改善活動への弾みとなります。まずは短期間で成果が見えやすいテーマから着手し、成功体験を積み重ねていくことが、結果的に大きな変革へと繋がります。

分析後の改善実行と効果測定を徹底する

分析して課題を特定し、改善計画を立てただけで満足してはいけません。最も重要なのは、その計画を実行し、本当に効果があったのかを定量的に測定することです。改善策を実施する前に、KPI（重要業績評価指標）を設定しておきましょう。

例えば、「作業時間を20%削減する」「ミス発生率を5%未満にする」といった具体的な目標を立て、実施後にその達成度を評価します。（出典：EUC推進・業務効率化コラム Vol.10 業務効率化の進め方と成功のポイント） 効果が不十分であれば、その原因を分析し、さらなる改善を加えるPDCAサイクルを回し続けることが、継続的な業務効率化を実現するために不可欠です。

Route66様の事例（2023年公開）

マーケティング支援を手掛けるRoute66様では、AX CAMPの研修を導入し、AIを活用した業務効率化を推進しました。その結果、これまで24時間かかっていた原稿執筆が、わずか10秒で完了するなど、劇的な生産性向上を実現しました。（出典：原稿執筆が24時間→10秒に！Route66社が実現したマーケ現場の生成AI内製化）

WISDOM社様の事例（2023年公開）

SNS広告などを手掛けるWISDOM社様では、AIの活用により、これまで採用予定だった2名分の業務をAIが完全に代替しました。特に、毎日2時間を要していた煩雑な調整業務を自動化することに成功し、コア業務への集中を可能にしています。（出典：採用予定2名分の業務をAIが代替！WISDOM社、毎日2時間の調整業務を自動化）

ある導入企業様の事例

AIツールの組織的な活用に課題を抱えていたある企業様は、AX CAMPの研修プログラムを通じて、各部門での具体的なAI活用法を習得されました。結果として、分析業務の高度化や定型業務の自動化に繋がり、組織全体の生産性向上に貢献したというご報告をいただいています。（弊社実績より、顧客の詳細は非公開）

AIを活用した次世代の業務分析ならAX CAMP

これまでご紹介した業務分析の手法は非常に有効ですが、AI技術を活用することで、その精度とスピードを飛躍的に向上させられます。例えば、プロセスマイニングツールにAIを組み合わせることで、人間では気づけないような複雑なプロセスのボトルネックを自動で発見できます。

しかし、「自社でAIをどう活用すれば良いかわからない」「どのツールを選べば良いか判断できない」といったお悩みを持つ企業様も少なくありません。そのような課題に対し、私たちAX CAMPは、単なるツールの使い方を教えるだけでなく、貴社の具体的な業務課題に寄り添った実践的なAI活用研修を提供しています。

AX CAMPの特長は、貴社の実際の業務データを使いながら、課題の分析から改善策の立案、AIツールの実装までをハンズオンでサポートする点にあります。机上の空論ではない、現場で本当に使えるAIスキルを習得し、自律的な業務改善サイクルを組織に根付かせることが可能です。

AIによる業務分析は、もはや一部の先進企業だけのものではありません。本記事で解説した分析の基本を押さえた上で、さらに一歩進んだ業務改革を目指したいとお考えでしたら、ぜひ一度、私たちが提供するソリューションについてご覧ください。貴社の生産性向上を強力に後押しします。

まとめ：正しい業務効率化の分析方法と成功のポイント

本記事では、業務効率化を実現するための分析方法について、その重要性から具体的なステップ、フレームワーク、最新ツール、そして成功のポイントまでを網羅的に解説しました。

最後に、重要なポイントを改めて確認しましょう。

• 分析は客観的な課題把握と的確な打ち手のために不可欠
• 「目的設定」から始める4つの基本ステップを踏む
• フレームワークやツールを活用して分析を効率化・高度化する
• 現場の巻き込みと「スモールスタート」が成功の鍵
• 実行後の効果測定と改善の継続（PDCA）が重要

これらのポイントを押さえて計画的に分析を進めることが、業務効率化を成功に導きます。しかし、自社だけでこれらのプロセスを推進するには、専門知識やリソースが不足している場合も少なくありません。

AX CAMPでは、本記事で紹介したような業務分析の手法に加え、AIを活用して分析プロセスそのものを自動化・高度化する次世代の業務改善を支援しています。専門家の伴走支援を受けながら、最短距離で成果を出したいとお考えでしたら、ぜひ一度、無料相談をご活用ください。貴社の状況に合わせた最適な業務効率化プランをご提案します。