働き方改革を推進する業務効率化とは？2026年最新のアイデアや成功のポイントを解説

「働き方改革」が叫ばれるものの、具体的に何から手をつければ良いのか、本当に効果が出るのか、多くの企業が悩みを抱えています。

本記事では、働き方改革を成功に導く「業務効率化」の本質と、明日から実践できる具体的なアイデアを網羅的に解説します。

この記事を読み終える頃には、自社の課題に合わせた業務効率化の進め方が明確になり、改革に向けた具体的な第一歩を踏み出せるはずです。

また、弊社AX CAMPが提供するAI活用に関する資料も、貴社の業務効率化を加速させるヒントとなるでしょう。

記事：【AI導入しないことが経営リスクになる時代】先行企業が手にした圧倒的な競争優位とは？

働き方改革における業務効率化とは？生産性向上との違い

働き方改革における業務効率化とは、業務プロセスに潜む「ムリ・ムダ・ムラ」をなくし、より少ない時間やコストで成果を出すための取り組みを指します。これは単なる時短ではなく、従業員の負担を軽減し、創造的な仕事に集中できる環境を整えることが目的です。最終的には、企業の持続的な成長と従業員のワークライフバランス実現の両立を目指す、重要な経営戦略と言えます。

多くの企業で長時間労働の是正や多様な働き方の実現が喫緊の課題となっており、その解決策として業務効率化が極めて重要視されています。次のセクションでは、法律的な側面からその必要性を掘り下げていきましょう。

働き方改革関連法と業務効率化の関連性

2019年4月から順次施行された「働き方改革関連法」は、業務効率化を避けては通れない経営課題にしました。 この法律の大きな柱の一つが、時間外労働の上限規制です。大企業では2019年4月から、中小企業でも2020年4月から罰則付きの上限が設けられました。 これにより、企業は従来のように残業に頼る働き方ができなくなり、限られた時間内で成果を出すための業務効率化が必須となったのです。（出典：時間外労働の上限規制 わかりやすい解説｜厚生労働省）

さらに「年5日の年次有給休暇取得義務」や「同一労働同一賃金」への対応も求められています。これらの法改正に対応するため、従業員一人ひとりの労働時間を正確に把握し、生産性を高める仕組みづくりが不可欠です。ただし、勤怠データなどの個人情報を取り扱う際は、利用目的を明確にし、社内規程を整備するなど、個人情報保護法のガイドラインを遵守した厳格な管理が求められます。

「業務効率化」と「生産性向上」の明確な違い

「業務効率化」と「生産性向上」は混同されがちですが、その焦点は異なります。業務効率化は「インプット（投入資源）を減らす」ことに主眼を置くのに対し、生産性向上は「アウトプット（成果）を最大化する」ことを目指す、より広範な概念です。

両者の関係は、以下の表のように整理できます。

項目	業務効率化	生産性向上
目的	時間・コスト・労力（インプット）の削減	付加価値・成果（アウトプット）の最大化
計算式	（成果は維持し）投入資源を削減	成果 ÷ 投入資源
具体例	RPAで定型業務を自動化し、作業時間を1時間→5分に短縮	効率化で生まれた時間で新商品を企画し、売上を10%向上

結論として、業務効率化は生産性向上を実現するための重要な手段の一つです。まずは業務のムダをなくして時間やコストを削減し、そこで創出されたリソースをより付加価値の高い業務に再投資することで、真の生産性向上へと繋がっていきます。

働き方改革で業務効率化を進めるメリット

業務効率化は、単にコストを削減するだけでなく、企業と従業員の双方に計り知れないメリットをもたらします。従業員の満足度向上と企業競争力の強化を同時に実現できる点が、最大の利点と言えるでしょう。これにより、持続可能な成長サイクルを生み出すことが可能です。

長時間労働の是正からコスト削減、そして企業の競争力強化まで、その効果は多岐にわたります。具体的にどのようなメリットがあるのか見ていきましょう。

長時間労働の是正と従業員エンゲージメント向上

業務効率化によって不要な作業や待ち時間が削減されると、従業員は定時で退社しやすくなります。これにより、長時間労働が是正され、従業員のワークライフバランスが改善します。プライベートの時間が充実することで心身の健康が保たれ、仕事へのモチベーションも自然と高まるでしょう。

結果として、従業員エンゲージメント（仕事への熱意や貢献意欲）が向上し、離職率の低下にも繋がります。優秀な人材の定着は、企業の長期的な成長にとって不可欠な要素です。

コア業務への集中による企業競争力の強化

日々のルーティンワークや単純作業を自動化・効率化することで、従業員はより創造的で付加価値の高い「コア業務」に集中できるようになります。例えば、データ入力や書類作成といったノンコア業務から解放されれば、企画立案、顧客対応、研究開発といった企業の競争力に直結する業務に多くの時間を割くことが可能です。

従業員一人ひとりが自身の専門性や能力を最大限に発揮できる環境は、新たなイノベーションを生み出し、市場における企業の競争力を大きく高める原動力となります。

人件費や残業代などのコスト削減

業務効率化は、直接的なコスト削減にも大きく貢献します。最も分かりやすい効果は、残業時間の減少に伴う残業代の削減です。これは働き方改革関連法への対応と同時に、人件費を適切にコントロールできることを意味します。

さらに、効率化によって既存の従業員で業務を遂行できるようになれば、新規採用コストを抑制することも可能です。ペーパーレス化を進めれば、印刷代や書類保管スペースのコストも削減できるなど、副次的な経済効果も期待できるでしょう。

【目的別】業務効率化を実現するアイデア

業務効率化のアイデアは多岐にわたりますが、「なくす・変える」「まとめる」「活かす」という3つの視点で整理すると、自社に合った施策を見つけやすくなります。やみくもにツールを導入するのではなく、まずは既存の業務プロセスそのものに目を向けることが成功への近道です。ここから、具体的なアイデアを目的別に紹介します。

1. 業務プロセスの見直しと自動化（なくす・変える）

最も効果的なのは、そもそも不要な業務を「なくす」ことです。形骸化した定例会議や日報、過剰な承認プロセスなどが典型例と言えるでしょう。まずは全ての業務を洗い出し、「その業務は本当に必要か？」というゼロベースの視点で見直すことが重要です。

なくせない業務であっても、やり方を「変える」ことで効率化は可能です。具体的には、以下のような取り組みが考えられます。

• 定型業務の自動化
• マニュアルの整備と共有
• 承認プロセスの簡略化

特に、請求書発行やデータ入力などの定型業務は、RPA（Robotic Process Automation）やAIツールで自動化することで、劇的な時間短縮とヒューマンエラーの削減が期待できます。

2. 情報共有の最適化とペーパーレス化（まとめる）

社内に情報やノウハウが散在している状態は、業務効率を著しく低下させる原因となります。必要な情報を探す時間に多くの労力が割かれているケースは少なくありません。情報を一元管理し「まとめる」ことで、全社員がいつでも必要なデータにアクセスできる環境を構築することが重要です。

具体的な施策としては、以下のようなものが挙げられます。

• クラウドストレージの導入
• ビジネスチャットの活用
• ナレッジ共有ツールの導入
• ペーパーレス化の推進

これらのツールは、場所を選ばずに情報共有できるため、テレワークの推進にも繋がります。また、契約書や申請書を電子化するペーパーレス化は、印刷コストや保管スペースの削減だけでなく、検索性の向上や紛失リスクの低減にも効果的です。

3. 人的資本の最大化（活かす）

従業員のスキルや能力を最大限に「活かす」ことも、重要な業務効率化の一環です。適材適所の人員配置は、業務のスピードと質を同時に向上させます。従業員のスキルや経験を可視化し、最もパフォーマンスを発揮できる部署やプロジェクトに配置することを目指しましょう。

また、従業員のスキルアップを支援する施策も有効です。個々の能力を引き出すための取り組みには、以下のようなものが考えられます。（出典：社会人におすすめのAIスクール10選！選び方のポイントも解説）

• 研修・教育制度の充実
• 戦略的なジョブローテーション
• 定期的な1on1ミーティング

特に、AIやDXツールを使いこなすためのデジタルリテラシー研修は、現代の業務効率化において不可欠です。従業員一人ひとりの成長が、組織全体の生産性を底上げします。

業務効率化を成功させるための進め方4ステップ

業務効率化は、体系的なアプローチで進めることで初めて成果に繋がります。思いつきでツールを導入したり、現場に丸投げしたりするだけでは、かえって混乱を招きかねません。ここでは、着実に成果を出すための王道とも言える4つのステップを紹介します。

このプロセスを経ることで、効果的かつ持続可能な業務改善が実現できます。

ステップ1：現状業務の可視化と課題の洗い出し

最初のステップは、現状を正確に把握することです。どの業務に、誰が、どれくらいの時間をかけているのかを徹底的に可視化します。業務フロー図の作成や、各担当者へのヒアリングを通じて、業務の全体像を客観的に明らかにしましょう。

この過程で、「特定の担当者に業務が集中している（属人化）」「承認までに時間がかかりすぎている」「類似の作業を複数の部署で重複して行っている」といった課題が浮き彫りになります。全ての改善は、この現状把握から始まります。

ステップ2：目的とKPI（重要業績評価指標）の設定

次に、業務効率化を通じて「何を達成したいのか」という目的を明確にします。例えば、「残業時間を月平均20%削減する」「書類作成の時間を1件あたり30分短縮する」「問い合わせ対応の一次回答率を90%にする」といった、具体的で測定可能な目標を設定することが重要です。

目的が定まったら、その達成度を測るためのKPI（重要業績評価指標）を設定します。「残業時間」「処理時間」「コスト」「エラー発生率」などがKPIの代表例です。定量的な指標を設けることで、施策の効果を客観的に評価し、次の改善アクションに繋げられます。

ステップ3：施策の優先順位付けと実行計画の策定

洗い出した課題と設定した目標に基づき、具体的な改善施策を立案します。しかし、全ての施策を同時に実行するのは現実的ではありません。そこで重要になるのが、「効果の大きさ」と「実行の容易さ」の2軸で優先順位を付けることです。

まずは「効果が大きく、かつ実行しやすい」施策から着手するのが成功のセオリーです。誰が、いつまでに、何を行うのかを明確にした実行計画を策定し、関係者全員で共有します。以下に、弊社のお客様の成功事例をご紹介します。

C社様の事例：SNS運用時間を66%削減し、月間1,000万imp達成

SNSマーケティング事業を手掛けるC社様では、AX CAMPのAI研修を導入。 これまで個々のスキルに依存していたSNS運用業務において、AIを活用した投稿作成や分析の仕組みを構築しました。 結果として、業務時間を3時間から1時間に短縮（66%削減）し、月間1,000万インプレッションを達成するなど、属人化の解消と業務成果の向上を両立させています。（出典：月間1,000万impを自動化！C社でAI活用が当たり前の文化になった背景とは？）

WISDOM社様の事例：AI導入で採用2名分の業務を代替

SNS広告制作を手掛けるWISDOM社様は、AX CAMPの支援のもと、AIによる業務自動化を推進しました。 特に、これまで毎日多くの時間を要していた調整業務をAIで代替する仕組みを構築。これにより、採用予定だった2名分の業務をAIが代替し、毎日2時間の調整業務を自動化したという成果を上げています。（出典：採用予定2名分の業務をAIが代替！WISDOM社、毎日2時間の調整業務を自動化）

ステップ4：効果測定と継続的な改善（PDCAサイクル）

施策を実行したら、必ず効果測定を行います。ステップ2で設定したKPIがどの程度達成できたかを定期的に確認し、計画通りに進んでいない場合はその原因を分析します。そして、分析結果をもとに次の改善策を立案・実行するというPDCAサイクル（Plan-Do-Check-Action）を回し続けることが重要です。業務効率化は一度きりのイベントではなく、継続的な取り組みであることを忘れてはいけません。

業務効率化に役立つおすすめITツール

現代の業務効率化において、ITツールの活用は不可欠です。自社の課題や目的に合ったツールを選定し、正しく運用することが成功の鍵となります。ここでは、多くの企業で導入され、高い効果を上げている代表的なツールカテゴリを紹介します。

ツールカテゴリ	主な機能	解決できる課題
RPAツール	PC上の定型作業を自動化	データ入力、情報収集、レポート作成の工数削減
SFA/CRM	顧客情報、案件進捗、商談履歴の一元管理	営業活動の属人化防止、データに基づいた戦略立案
ビジネスチャット	リアルタイムなメッセージ交換、ファイル共有	メールの削減、迅速な情報共有と意思決定
プロジェクト管理ツール	タスクの割り当て、進捗状況の可視化	タスクの抜け漏れ防止、チーム全体の進捗管理
Web会議システム	オンラインでの会議や商談	移動時間とコストの削減、テレワークの実現
生成AIツール	文章作成、要約、翻訳、アイデア出し、画像生成	資料作成、議事録作成、マーケティングコンテンツ制作の高速化

図のキャプション案：業務効率化に役立つ主要ITツールの一覧表

alt案：RPA、SFA、ビジネスチャット、生成AIなど業務効率化ツールのカテゴリと機能、解決できる課題をまとめた比較表

特に近年では、GPTシリーズやGeminiに代表される高性能な生成AIの進化が目覚ましく、これまで自動化が難しかった非定型業務の領域でも活用が進んでいます。 自社の業務プロセスと照らし合わせ、どのツールが最も費用対効果が高いかを見極めることが重要です。（出典：ITmedia AI+）

業務効率化で働き方改革を推進する際の注意点

業務効率化の取り組みは、進め方を誤ると期待した効果が得られないばかりか、現場の混乱や従業員のモチベーション低下を招く恐れがあります。ツール導入そのものが目的化してしまう「手段の目的化」は、最も陥りやすい失敗パターンの一つです。成功のためには、いくつかの重要な注意点を押さえておく必要があります。

まず、トップダウンとボトムアップの両方のアプローチが不可欠です。経営層が明確なビジョンを示すと同時に、実際に業務を行う現場の従業員の意見を十分にヒアリングし、巻き込みながら進めることが重要です。現場の納得感がないまま改革を進めても、形骸化してしまうでしょう。

また、新しいツールやプロセスを導入する際には、十分な教育・研修の機会を設けなければなりません。特に生成AIのような新しい技術を導入する際は、機密情報の入力を禁止するなど情報漏洩対策のルールを定め、出力内容のファクトチェックを義務付けるといったリスク管理体制の整備が不可欠です。従業員が安心して前向きに取り組めるような、丁寧なコミュニケーションとサポート体制を心がけましょう。

働き方改革と業務効率化における今後の課題

働き方改革と業務効率化は、一度達成すれば終わりというものではなく、社会や技術の変化に対応し続ける継続的な取り組みです。今後、企業が直面するであろう主要な課題は、「法改正への追従」と「新技術への適応」の二つに大別されます。これらの変化に柔軟に対応できる組織体制を構築することが、持続的な成長の鍵を握ります。

法改正の面では、時間外労働の上限規制が建設業や運送業など、これまで猶予されてきた業種にも2024年4月から適用された「2024年問題」への対応がその一例です。 今後も多様な働き方を促進する法整備が進む可能性があり、常に最新の法令を遵守する体制が求められます。（出典：建設業・ドライバー・医師等の時間外労働の上限規制｜厚生労働省）

技術の面では、AIやIoTといったテクノロジーの進化が加速しており、これらをいかに自社の業務に取り入れ、競争力に繋げるかが大きな課題です。特に、生成AIの活用は業務のあり方を根本から変えるポテンシャルを秘めていますが、同時に情報漏洩のリスク管理や、従業員のAIリテラシー教育といった新たな課題も生んでいます。変化を恐れず、学び続ける組織文化を醸成することが、今後の企業には不可欠と言えるでしょう。

業務効率化から組織改革へ「AX CAMP」が伴走支援

働き方改革に向けた業務効率化を進める中で、「何から手をつければいいか分からない」「高価なツールを導入したが、現場で活用しきれていない」といった壁に直面していませんか。ツールの導入だけでは、真の業務改革は実現しません。重要なのは、従業員一人ひとりが新しい技術を使いこなし、自律的に業務を改善していく文化を組織に根付せることです。

私たち株式会社AXが提供する法人向けAI研修サービス「AX CAMP」は、単なるツールの使い方を教える研修ではありません。貴社の具体的な業務課題をヒアリングし、実務に直結する課題解決型のカリキュラムをオーダーメイドで設計。AIや最新ITツールを「知っている」レベルから「使いこなせる」レベルへと引き上げ、現場主導の業務効率化を強力に推進します。

生成AIを活用した資料作成の自動化から、データ分析に基づく業務プロセスの改善提案まで、経験豊富なプロフェッショナルが貴社に伴走します。机上の空論ではない、明日から現場で使える実践的なスキルを身につけることで、業務効率化を一過性のイベントで終わらせず、継続的な組織改革へと繋げることが可能です。（出典：株式会社AXのプレスリリース – PR TIMES）

まとめ：【業務効率化と働き方改革】成功の鍵は戦略的アプローチ

本記事では、働き方改革を推進するための業務効率化について、その定義から具体的な進め方、成功のポイントまでを網羅的に解説しました。重要なのは、働き方改革という大きな目標達成のために、業務効率化を戦略的に位置づけることです。

最後に、この記事の要点をまとめます。

• 業務効率化は働き方改革関連法に対応し、企業の競争力を高める上で不可欠
• 成功の鍵は「現状把握→目標設定→計画実行→改善」の4ステップを体系的に進めること
• ツール導入だけでなく、業務プロセスの見直しや従業員のスキルアップが重要
• AIなどの新技術を効果的に活用することが、今後の業務効率化を大きく左右する

業務効率化は、一朝一夕に実現するものではありません。しかし、本記事で紹介したステップに沿って着実に進めることで、従業員のエンゲージメントを高め、生産性の高い組織へと変革していくことが可能です。もし、自社だけでの推進に限界を感じていたり、より専門的な知見を求めている場合は、外部の専門家を活用するのも有効な選択肢です。

「AX CAMP」では、貴社の状況に合わせた最適なAI活用法や業務効率化の進め方について、専門家によるご相談も承っております。まずはお気軽にお問い合わせください。