【2025年】生成AIによるタスク管理術｜業務を自動化する活用法とおすすめツール

日々のタスクに追われ、

「何から手をつければいいのかわからない」
「もっと効率的に仕事を進めたい」

と感じていませんか？その悩み、生成AIが解決できるかもしれません。生成AIをタスク管理に活用することで、面倒なリスト作成や優先順位付けを自動化し、生産性を劇的に向上させることが可能です。

この記事では、生成AIを使ったタスク管理で具体的に何ができるのか、そのメリットから具体的な方法、さらには2025年最新のおすすめAIツールまでを網羅的に解説します。最後まで読めば、AIをあなたの優秀なアシスタントとして使いこなし、本当に重要なコア業務に集中するための道筋が見えるはずです。AI導入による業務効率化にご興味のある方は、弊社の

「AX CAMP」の資料もぜひ参考にしてください。

生成AIによるタスク管理でできること

結論として、生成AIはタスクの洗い出しから進捗予測までを自動化し、人間の知的創造時間を最大化します。これまで人間が時間を費やしていた作業をAIに任せることで、業務プロセス全体を大きく改善できるのです。具体的には、タスクの洗い出しから進捗管理まで、多岐にわたるサポートが期待できます。

これにより、従業員は単純作業から解放され、より創造的で付加価値の高い仕事に集中できるようになるでしょう。AIによる客観的なデータ分析は、タスク管理の精度そのものを向上させることにも繋がります。

タスクの自動生成と細分化

生成AIは、大規模なプロジェクト名や抽象的な目標を伝えるだけで、必要なタスクを自動でリストアップします。例えば、「新製品のマーケティングキャンペーンを実施」と入力すれば、市場調査、ターゲット設定、広告コピー作成、SNS投稿計画など、関連するタスクを網羅的に生成するでしょう。

さらに、生成された各タスクを実行可能なレベルの具体的なサブタスクにまで細分化することも得意です。「広告コピー作成」というタスクを、「キャッチコピー案を5つ作成」「商品説明文を作成」「A/Bテスト用のコピーを2パターン用意」といったように分解し、担当者がすぐに行動に移せる形に整えてくれます。（出典：生成AIにおける指示可能性を強化するニューロシンボリックAIとは）

最適な優先順位の提案

AIは、各タスクの締め切り、重要度、関連タスクとの依存関係、担当者の負荷状況といった複数の要素を総合的に分析し、客観的な視点から最適な優先順位を提案します。これにより、「緊急ではないが重要なタスク」が後回しにされるといった事態を防ぎ、プロジェクト全体をスムーズに進行させられます。

従来の勘や経験に頼った優先順位付けとは異なり、データに基づいた判断が下されるため、チーム内での合意形成も容易になるでしょう。AIの提案を参考にすれば、誰もが納得感を持ってタスクに取り組めるようになります。

進捗予測と関連情報の自動収集

過去の類似タスクの完了実績データを学習することで、AIは各タスクの所要時間を高い精度で予測できます。この機能により、より現実的なスケジュール立案が可能となり、プロジェクトの遅延リスクを早期に発見することにも繋がるのです。

また、各タスクに関連する過去の議事録、チャットのやり取り、関連ドキュメントなどを自動で収集し、タスクに紐づけてくれる機能も存在します。担当者は情報を探す手間を省き、すぐに作業に着手できる環境が整うため、業務効率は格段に向上します。

生成AIをタスク管理に活用する3つのメリット

生成AIをタスク管理に導入する最大のメリットは、ノンコア業務から解放され、人間が本来注力すべき創造的な業務に集中できる点にあります。これにより、個人だけでなく組織全体の生産性が飛躍的に向上します。データに基づいた客観的な意思決定や、チーム内の円滑な情報共有も大きな利点です。

結果として、手作業による管理ミスや認識の齟齬といった、ヒューマンエラーに起因する多くの問題を未然に防ぐことにも繋がります。

コア業務への集中による生産性向上

タスクの洗い出し、優先順位付け、スケジュール調整といった管理業務は、重要でありながらも直接的な価値を生み出しにくいノンコア業務です。これらをAIに任せることで、従業員は企画立案や顧客との対話、新しいアイデアの創出といったコア業務に多くの時間を割けるようになります。

実際に、SNS広告や動画制作を手掛けるWISDOM合同会社様の事例では、AX CAMPでAI活用スキルを習得しました。採用候補者の管理といった機密性の高い業務にもAIを応用し、最終的に採用予定だった2名分の業務負荷をAIで代替することに成功しています。これは、AI活用によって従業員が付加価値の高い業務へシフトできた好例と言えるでしょう。（出典：AI導入で業務効率化を実現した企業事例15選！）

データに基づく高精度なタスク遂行と意思決定

AIは、過去のプロジェクトデータや現在の進捗状況を分析し、客観的な根拠に基づいたタスク管理を実現します。例えば、特定のタスクが遅延した場合、その影響がプロジェクト全体にどのように波及するかをシミュレーションし、最適なリカバリープランを提案することも可能です。

これにより、管理者は経験や勘に頼ることなく、データに基づいた的確な意思決定を下せます。チームメンバーも、なぜそのタスクを優先すべきなのかをデータで理解できるため、納得感を持って業務に取り組めるようになります。

チーム全体の情報共有と連携の円滑化

AI搭載のタスク管理ツールは、チームメンバー全員のタスク状況や進捗をリアルタイムで可視化します。誰が何に取り組んでいて、どのタスクが遅延しているのかが一目瞭然になるため、「あの件、どうなった？」といった確認の手間が大幅に削減されます。

タスクの更新情報は関係者に自動で通知され、常に最新の状況が共有されるため、認識の齟齬や伝達漏れを防ぎます。結果として、チーム全体の連携がスムーズになり、一体感を持ってプロジェクトを推進できるようになるのです。

https://media.a-x.inc/ai-benefits

生成AIを使ったタスク管理の具体的な方法

生成AIをタスク管理に導入する方法は、主に3つのアプローチがあります。最も手軽なのは対話型AIに直接指示を出す方法で、特別なツールは不要です。より本格的に活用するならAI機能が組み込まれた専用ツールを利用するのが効率的でしょう。さらに、既存システムとの連携を重視する場合はAPIを利用して機能を拡張する方法も選択肢となります。

自社のITリテラシーや既存のツール環境、そしてどこまで自動化したいかに応じて、最適な方法を選ぶことが成功への鍵です。

ChatGPTなどの対話型AIに直接指示する

GPT-5のような高性能な対話型AIに、自然な言葉で指示するだけでタスク管理ができます。（出典：GPT-5） 例えば、「来週の月曜日までに行うべきタスクをリストアップして。重要度と緊急度でマトリクス形式に整理してほしい」といったプロンプト（指示文）を入力するだけで、整理されたタスクリストを作成してくれます。

この方法のメリットは、特別なアプリケーションを導入する必要がなく、すぐに始められる手軽さにあります。タスクの細分化やアイデア出しの壁打ち相手としても活用でき、個人のタスク管理には特に有効な手段と言えるでしょう。

AI機能が組み込まれたタスク管理ツールを利用する

Notion AIやAsana Intelligenceのように、AI機能が標準搭載されたタスク管理ツールを利用する方法も非常に効果的です。これらのツールは、タスク管理に特化したAI機能を備えており、よりシームレスで高度な自動化を実現します。

例えば、会議の議事録からAIが自動的にタスク（アクションアイテム）を抽出し、担当者と期限を設定してリストに追加してくれる機能などがあります。ツール内で全ての作業が完結するため、複数のアプリケーションを行き来する必要がなく、業務フローを大幅に簡素化できるのが大きな利点です。

既存ツールとAPI連携して機能を拡張する

現在使用しているTrelloやJira、Backlogといったタスク管理ツールに、API（Application Programming Interface）を介して生成AIモデルを連携させる方法です。これにより、使い慣れたツールの操作性を維持したまま、AIによる自動化の恩恵を受けられます。

例えば、「新しいタスクが作成されたら、AIが自動で内容を分析し、適切なラベルを付け、関連ドキュメントをコメントに添付する」といった独自のワークフローを構築できます。この方法は設定に専門知識が必要ですが、自社の業務プロセスに完全に最適化された、最も自由度の高いカスタマイズができます。

https://media.a-x.inc/ai-use

【2025年】AI機能搭載のおすすめタスク管理ツール3選

2025年現在、多くのタスク管理ツールがAI機能を搭載し、業務効率化を強力にサポートしています。その中でも、機能の網羅性、使いやすさ、連携性の観点から特におすすめの3つのツールを紹介します。それぞれに特徴があるため、自社の目的やチームのスタイルに合わせて選ぶことが重要です。

ドキュメント管理と一体化させたいならNotion AI、大規模なプロジェクト管理が中心ならAsana Intelligence、そして高いカスタマイズ性を求めるならClickUp AIが有力な選択肢となるでしょう。

1. Notion AI

Notion AIは、ドキュメント作成、データベース、タスク管理などを一元化できる「オールインワンワークスペース」Notionに組み込まれたAI機能です。ページ内に記述した内容からAIがタスクを自動生成したり、長い議事録を要約してアクションアイテムを抽出したりすることが得意です。（出典：iPadでNotion AIを活用する – 新社会人＆学生必見のTips）

全ての情報が一つの場所に集約されているため、タスクと関連ドキュメントの行き来が非常にスムーズになります。ナレッジマネジメントとタスク管理をシームレスに連携させたいチームに最適なツールと言えます。

2. Asana Intelligence

Asana Intelligenceは、プロジェクト管理ツールAsanaに搭載されたAI機能群です。Asanaの強みであるワークフロー管理能力をAIがさらに強化します。例えば、プロジェクトの目標達成を阻害する潜在的なリスクをAIが自動で検出し、アラートを発することもできます。

また、「スマートサマリー」機能により、プロジェクトやタスクの進捗状況をAIが要約してくれるため、マネージャーは素早く全体像を把握できます。複数のプロジェクトが並行して進むような、複雑な業務管理を行う組織に適しています。

3. ClickUp AI

ClickUp AIは、高いカスタマイズ性を誇るプロジェクト管理ツールClickUpのAIアシスタントです。タスクの説明文を自動生成したり、コメントの返信案を作成したりといったライティング支援機能が充実しています。

さらに、「AIナレッジマネージャー」機能を使えば、ワークスペース内の情報からAIが質問に回答してくれるため、社内FAQのように活用することも可能です。部署やチーム独自の業務フローに合わせて、タスク管理のあらゆる側面を自動化したい場合に非常に強力なツールとなります。

図のキャプション案: AIタスク管理ツール主要3社の機能比較表
alt案: Notion AI、Asana Intelligence、ClickUp AIの主な機能と料金、特徴を比較した表

ツール名	主なAI機能	料金（月額/ユーザー）	特徴
Notion AI	・ページ内容からのタスク自動生成 ・文章の要約、翻訳 ・データベースのAI自動入力	$8〜 (年払い) ※	ドキュメント管理とタスク管理が完全に統合。情報の集約性が高い。
Asana Intelligence	・スマートサマリー（進捗要約） ・リスク要因の自動検出 ・ワークフローの自動提案	要問い合わせ（Advancedプラン以上で利用可）	大規模プロジェクトや複雑なワークフローの管理に強い。目標達成を支援する機能が豊富。
ClickUp AI	・タスク説明文などの自動生成 ・AIナレッジマネージャー ・進捗レポートの自動作成	$5〜（有料プランへのアドオン）	カスタマイズ性が非常に高い。あらゆる業務に合わせてAIアシスタントを調整可能。（出典：ClickUp）

※Notion AIは、従来は有料アドオン（$10/月、$8/月 年払相当）でしたが、2025年5月以降のポリシー変更で、BusinessプランやEnterpriseプランに機能が組み込まれる形になりました。新規ユーザーはこれらのプランでの利用が基本となります。

AIタスク管理ツールの選び方と比較ポイント

AIタスク管理ツールを導入する際は、自社の目的や業務フローに合っているかを見極めることが成功の鍵です。多機能なツールが必ずしも最適とは限りません。ツールのAIがどこまでの業務をサポートしてくれるのか、今使っている他のツールと連携できるのか、そして最も重要なセキュリティは万全か、という3つの視点で比較検討することが不可欠です。

これらのポイントを事前に確認することで、導入後の「思っていたのと違った」という失敗を防ぎ、投資効果を最大化できるでしょう。

AIのサポート範囲とタスク自動化のレベル

まず確認すべきは、AIがどの範囲の業務を、どのレベルまで自動化してくれるかです。例えば、タスクのリストアップや要約といった基本的なサポートで十分なのか、それともプロジェクトのリスク予測やリソースの最適配分といった高度な分析まで求めるのかを明確にしましょう。

ツールのウェブサイトや資料で「何ができるか」を確認し、自社の課題解決に直結する機能を持つツールを選ぶことが重要です。ツールによっては無料プランやトライアルで限定的なAI機能を試せるため、実際の業務でどの程度効率化されるかを確認するのも良い方法です。

既存システムやツールとの連携性

多くの企業では、すでにチャットツール（Slack、Microsoft Teams）やクラウドストレージ（Google Drive、Dropbox）、カレンダーなどを利用しています。新しく導入するAIタスク管理ツールが、これらの既存ツールとスムーズに連携できるかは非常に重要なポイントです。

連携が取れていないと、ツール間で情報を手動でコピー＆ペーストする必要が生じ、かえって手間が増えてしまう可能性があります。API連携や専用の連携機能が充実しているかを確認し、業務フローが分断されないツールを選びましょう。

セキュリティ対策とデータプライバシー保護

タスク管理ツールには、プロジェクトの機密情報や個人情報が含まれる可能性があります。そのため、セキュリティ対策は最も優先すべき比較ポイントです。データの暗号化、アクセス権限の詳細な設定、国際的なセキュリティ認証（ISO 27001など）の取得状況などを必ず確認してください。

ベンダーごとにデータ保護のデフォルト設定が異なるため、利用前に各サービスのデータ使用ポリシーと法人向けオプションを必ず確認することが重要です。例えば、Notionのように顧客データをAIの学習に原則使用しないと明示しているサービスもあれば、設定変更が必要なサービスもあります。自社のセキュリティポリシーと照らし合わせ、安心して利用できるツールを選定することが不可欠です。

生成AIをタスク管理で利用する際の注意点

生成AIはタスク管理を劇的に効率化する一方で、いくつかの重要な注意点を理解しておく必要があります。特に、機密情報の取り扱いや、AIが生成した情報の正確性については慎重な姿勢が求められます。AIを万能のツールと過信せず、あくまで「優秀なアシスタント」として捉え、最終的な判断は人間が行うという原則を忘れてはなりません。

これらのリスクを正しく理解し、対策を講じることで、安全かつ効果的にAIの恩恵を享受できるのです。

機密情報や個人情報の入力を避ける

生成AIサービスでは、入力データがAIモデルの学習に利用されるかどうかは、ベンダーのポリシーに依存します。安易に企業の未公開情報、顧客データ、従業員の個人情報などを入力することは、情報漏洩のリスクを伴います。利用前に、各サービスのデータ使用ポリシーと法人向けオプション（DPA等）を必ず確認してください。

例えば、Notionは顧客データをAIの学習に原則使用しないと明示しており、法人向けの多くのサービスでは入力データを学習から除外する（オプトアウト）設定が可能です。社内利用規定に従い、必要に応じて法務・セキュリティ部門による事前審査を行うなど、慎重な運用が求められます。

AIの提案を鵜呑みにせず最終判断は人間が行う

AIが提案するタスクの優先順位やスケジュールは、あくまでデータに基づいた推奨です。ビジネスの現場では、データだけでは測れない顧客の感情や市場の突発的な変化など、人間が考慮すべき要素が数多く存在します。AIの提案を参考にしつつも、それを鵜呑みにせず、自身の経験や知見と照らし合わせて最終的な判断を下すことが重要です。

AIは強力な意思決定支援ツールですが、責任の所在はあくまで人間にあるということを忘れてはいけません。

ハルシネーション（誤情報）のリスクを理解する

ハルシネーションとは、生成AIが事実に基づかない、もっともらしい嘘の情報を生成してしまう現象です。タスク管理の文脈では、存在しない関連資料を提示したり、誤った前提でタスクを生成したりする可能性があります。

特に、外部の情報を参照してタスクを生成させるような使い方をする場合は注意が必要です。AIが生成した情報、特に事実確認が必要な固有名詞や数値については、必ず一次情報にあたってファクトチェックを行う習慣をつけましょう。

生成AIのタスク管理に関するFAQ

生成AIによるタスク管理について、多くの方が抱く疑問にQ&A形式でお答えします。無料ツールの実用性や、個人利用での有効性など、導入を検討する上で気になるポイントを解説します。

無料で使えるAIタスク管理ツールはありますか？

はい、ツールによっては無料プランやトライアルで限定的なAI機能を試せます。多くの主要ツールでは、AI機能の一部を試せる無料プランが提供されています。（出典：【2024年最新】AI搭載のおすすめ効率化ツール15選！）しかし、AI機能の本格的な利用は有料プランの一部、または有料アドオンとして提供されることがほとんどです。例えば、ClickUpはFreeプランでAIの試用枠を提供していますがフル機能は有料アドオンが必要です。（出典：ClickUp AI™ Pricing）

また、ChatGPTやGeminiといった対話型AIの無料版を使えば、プロンプトを工夫することで基本的なタスク管理は十分にできます。（出典：ChatGPTでガントチャートを作成する方法）ただし、チームでの本格的な利用や、セキュリティを重視する法人の場合は、機能制限がなくサポートも充実している有料プランの導入をおすすめします。

個人でのタスク管理にも生成AIは有効ですか？

もちろんです。生成AIは個人のタスク管理においても非常に有効です。むしろ、チームでの利用と比べてルールや制約が少ないため、より柔軟にAIを活用できます。例えば、以下のような活用が考えられます。

• 学習計画の立案と進捗管理
• 日々の買い物リストやToDoリストの作成
• 趣味のプロジェクトに関するアイデア出しとタスク分解
• 旅行の計画と持ち物リストの作成

AIを思考のパートナーとして活用することで、プライベートの活動もより計画的かつ創造的に進めることができるでしょう。

タスク管理の効率化ならAX CAMPのAI研修へ

生成AIによるタスク管理の可能性をご理解いただけたでしょうか。しかし、「どのツールが自社に最適かわからない」「具体的な自動化の設計方法がわからない」といった課題に直面することも少なくありません。ツールの導入だけで終わらせず、現場の業務に根付かせ、成果を出すためには体系的なスキル習得が不可欠です。

弊社が提供する「AX CAMP」は、法人向けに特化した実践型のAI研修プログラムです。単なるツールの使い方を学ぶだけでなく、貴社の具体的な業務課題をヒアリングし、タスク管理を含む業務フロー全体の自動化・効率化を実現するためのスキル習得をゴールとしています。経験豊富なプロの講師が、AIツールの選定から具体的なプロンプトエンジニアリング、API連携の基礎まで、ハンズオン形式で徹底的にサポートします。

受講企業の事例として、リスティング広告運用を手掛ける株式会社グラシズ様は、AX CAMPの研修を通じてLP制作のAI活用スキルを習得。これまで外注していたLPライティング費用月10万円が0円になり、制作時間も3営業日からわずか2時間へ（作業時間を90%以上削減）と、大幅なコスト削減と時間短縮を同時に達成しました。このように、AX CAMPは明日から使える実践的なノウハウの提供にこだわっています。（出典：【導入事例】なぜ、AI研修を導入し、社内AI担当者を育成したのか？）

AIを活用したタスク管理を成功させ、組織全体の生産性を向上させたいとお考えでしたら、ぜひ一度、AX CAMPの詳細資料をご覧ください。

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まとめ：生成AIによるタスク管理で、業務の自動化と生産性向上を実現しよう

本記事では、生成AIを活用したタスク管理について、その可能性から具体的な手法、おすすめツール、注意点までを解説しました。AIは、私たちの働き方を大きく変える力を持っています。

• タスクの自動生成・細分化
• 客観的な優先順位の提案
• コア業務への集中を促進
• データに基づく意思決定
• 情報漏洩や誤情報のリスク理解

これらのポイントを押さえ、生成AIを正しく活用することで、これまでタスク管理に費していた多くの時間を削減し、より付加価値の高い業務へとシフトすることが可能です。日々の雑務から解放され、創造性を最大限に発揮できる環境は、もはや夢物語ではありません。

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